同じ問い合わせの急増から、社内の障害を早く見つけよう
今日手元に残るもの
問い合わせ急増を教材用の障害・変更状態と時刻で照合し、既知障害なら告知案、個別事象なら担当キュー、不明なら調査待ちへ同じチケットIDで分ける「問い合わせ・障害・状況の承認付き連携フロー」
時間の目安
最初の振り分け連携まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
問い合わせ急増を教材用の障害・変更状態と時刻で照合し、既知障害なら告知案、個別事象なら担当キュー、不明なら調査待ちへ同じチケットIDで分ける「問い合わせ・障害・状況の承認付き連携フロー」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
IT-01のチケット、IT-03の障害状態・告知案、IT-06の変更ID・時刻・監視結果を照合元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
同じ「開けない」が増えた時、全部を個別対応する前に気づきたい。架空問い合わせを時間、サービス、症状、端末で束ね、教材用の障害と変更の状態に合えば告知案、合わなければ担当キュー、判断できなければ調査待ちへ。同じIDを残して。状況ページ更新と利用者への送信は人が内容と範囲を見るまで止めて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
問い合わせ急増を教材用の障害・変更状態と時刻で照合し、既知障害なら告知案、個別事象なら担当キュー、不明なら調査待ちへ同じチケットIDで分ける「問い合わせ・障害・状況の承認付き連携フロー」
まず自分で試す
同じ症状の架空チケットを追加し、急増候補の件数が変わるか見る
一件を開き、障害IDまたは担当キューまで元のチケットIDでたどる
教材用状態情報を取得失敗にし、告知案が自動更新されず調査待ちになるか試す
状況ページ更新候補を押し、影響範囲と承認者の確認画面で止まるか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三つの行き先へ振り分けられたら
既知障害の状態が復旧へ変わった場合と、情報取得に失敗した場合を試して。復旧は確認済み端末だけ、取得失敗は古い状態で自動告知せず調査待ちへ戻して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
束ねすぎる
「サービス、症状、発生時間の三つがそろう物だけ同じ候補にして」
調査待ちが埋もれる
「情報不足、状態取得失敗、複数原因候補を別の理由で表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
架空問い合わせが既知障害・個別担当・調査待ちへ理由つきで分かれ、元IDへ戻れた
取得失敗と部分復旧を自分で試し、古い告知や全体復旧へ進まないことを確認した
状況ページ更新・利用者通知・チケット一括変更は人の確認前で止まっていた
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「IT07_問い合わせ障害連携」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では一つの社内サービスの問い合わせだけへ置き換え、急増と呼ぶ時間幅を担当者が決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
端末・権限・問い合わせの要対応だけを朝の一枚にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このIT記録から、今日見る問い合わせ、古い端末、ライセンス、過剰権限、失敗した変更だけを朝の一枚にして。まず今日版。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
チケット、端末、ライセンス、権限候補、障害、変更、取得失敗、担当と時刻を集計します。
できるようになること
今週見る例外を元記録へ戻れる数字で定期確認できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
IT-08「端末・アカウント・問い合わせで、今週見るべき物だけ分かる画面を作ろう」