人事・上司・経理の確認を、同じ社員番号で迷わずつなごう
今日手元に残るもの
共通社員番号で差戻しと再承認を追う「給与締め前の部門横断承認.md」
時間の目安
最初の完成まで 35〜50分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
共通社員番号で差戻しと再承認を追う「給与締め前の部門横断承認.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
LAB-06の承認済み・保留項目と社員番号を、人事・上司・経理へ渡す架空フローの入口にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
人事・上司・経理が同じ社員番号で迷わない締め前フローにして。入退社と異動は人事、勤怠訂正は上司、支給総額の候補は経理へ渡す。足りなければ理由つきで戻して、直って再承認された履歴を残す。給与計算や送信はしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
共通社員番号で差戻しと再承認を追う「給与締め前の部門横断承認.md」
まず自分で試す
一件を人事→上司→経理の順に開き、状態と担当の変化を追う
差戻し理由を一つ追加し、再承認で履歴が残るか見る
社員番号を一桁変えたケースを送り、取り違えずに止まるか確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
部門の流れがつながったら
社員番号を取り違えたケースと、同じ項目を二度受けたケースを架空で流して。受け付けずに元へ戻り、再送でも二重にならないことを画面で見せて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
担当が分からない
「入退社・異動・勤怠・支給候補の4種類で入口を分けて」
戻された理由が弱い
「不足項目と直す場所を二行で残して」
再送が重なる
「同じ社員番号と項目の前回履歴を先に表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
一件の番号を三部門の状態と担当まで追えた
不足資料の一件が理由つきで戻り、再承認の履歴が残った
番号違い・二重受けのケースが止まり、給与計算未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
この部門横断承認フローと履歴を「給与締め前の部門横断承認.md」で保存して。共通社員番号を維持したこと、給与計算・出力・支払は未実行と書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では、まず異動一件だけを架空番号で流し、差戻し理由が次の担当に読めるか確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
締切に間に合わない物だけを毎日知らせよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このフローの未打刻・未申請・未承認・変更未確認・出力待ちだけ、毎日役割別に集計して。下書き通知と止め方も先に出して、送信はしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
部門横断フローの未処理・差戻し・承認待ちを通知集計の状態にします。
できるようになること
本人・上司・労務へ期限に応じた通知候補を出せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
LAB-08「給与の締切に間に合わない項目だけを、毎日知らせるようにしよう」