走り書きのメモを、送信前のメールにしてみよう
今日手元に残るもの
件名、お願い、期限または「未定」が分かる、送信前のメール下書き
時間の目安
最初の完成まで 5〜10分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
件名、お願い、期限または「未定」が分かる、送信前のメール下書き
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
01メール.txt
材料の入れ方TXTはコピー
- 1TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Chatの入力欄を使います。
コピーしにくい時は、TXTをファイルのまま添付しても構いません。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。TXTの中身を貼り、その下にこの文を続けます。
これ、相手に返すメールにして。ちょっと急ぎ。あんまり堅くしないで。まだ送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
件名、お願い、期限または「未定」が分かる、送信前のメール下書き
自分で試すのは、これだけ
件名だけで用件が分かるか読む
相手に確認してほしいことを指で追う
未定の話が決定事項になっていないか元メモと比べる
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
少し固い
「いつもの取引先に送る感じにして」
期限が見えない
「期限が件名を見ただけでも分かるようにして」
余計な話がある
「元のメモと比べて、勝手に足した所だけ教えて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
元のメモにない約束が増えていない
件名、お願い、期限または「未定」が読める
保存したメール下書きをファイル管理画面から開けた
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
Workで作った物を保存するプロンプト
この下書きと、うまくいった一言と、まだ確認が必要な所を、完成フォルダに「メール.md」で保存して。送信はしないで。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
明日送りそうな依頼、催促、日程調整、お詫び、社内連絡の一つへ置き換えます。最初は実名を使わず「A社」「担当者さん」で試します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
このメールを、催促やお詫びにも使える形にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
今のメールを元に、返事がない時の催促用と、こっちが遅れた時のお詫び用も作って。どっちも堅すぎない感じで。まだ送らないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った「メール.md」をひな形にして、元の内容と未確認事項をそのまま引き継ぎます。
できるようになること
同じ内容を、言いにくい二つの場面に合わせて書き分けられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.06「催促やお詫びも、角が立たない言い方にしてみよう」