催促やお詫びも、角が立たない言い方にしてみよう
今日手元に残るもの
背景、お願い、期限、未確認事項の4つがそろい、相手名と用件だけ差し替えれば次も使える「言いにくい連絡.md」
時間の目安
最初の完成まで 15〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
背景、お願い、期限、未確認事項の4つがそろい、相手名と用件だけ差し替えれば次も使える「言いにくい連絡.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.05で保存した「メール.md」を貼り、同じ相手と同じ用件のまま場面だけ変えます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
09_問い合わせ返信の文面集.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Chatの入力欄を使います。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
さっきのメールの相手から返事が来ない。言いにくい連絡って、お願いと催促とお詫びの3つあるけど、今いるのは催促。角が立つのは嫌。この文面集の言い回しを参考にして、背景、お願い、いつまでに、まだ決まってないこと、の順で書いて。責める書き方はやめて。まだ送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
背景、お願い、期限、未確認事項の4つがそろい、相手名と用件だけ差し替えれば次も使える「言いにくい連絡.md」
まず自分で試す
催促文の最初の3行だけを相手になったつもりで読み、責められた気がしないか確かめる
差し替える空欄へ架空の相手名と期限を自分で入れて、文が崩れないか見る
未確認事項の欄に、自分がまだ答えられないことを1つ書き足す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
催促の文がしっくりきたら
次から使い回せるように、相手の名前と用件と期限だけ差し替える形にして。差し替える所は空欄の印にしといて。
お詫びの場面も要りそうなら
同じ形で、こっちが遅れた時のお詫び版も1本。言い訳を先に書かないで、何がどうなったかから始めて。まだ送らないで。
送った後に試す
催促版とお詫び版を並べ、同じ用件の話に読めるか見比べる
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
催促がきつい
「こちらの都合を先に書いて、相手を急かす言葉を全部外して」
期限がぼやける
「「なるはや」をやめて、日付か「未定」のどちらかにして」
長い
「本文を5行までにして、細かい経緯は下へ分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
空欄へ架空の相手名と期限を入れ、文が最後まで自然に読めた
責める言葉と決めつけの一文が無いことを、自分で読んで確かめた
保存した「言いにくい連絡.md」を開き、未確認事項の欄が空欄のまま残っていた
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
Workで作った物を保存するプロンプト
この催促の文と、差し替える所の一覧と、未確認事項の欄を、完成フォルダに「言いにくい連絡.md」で保存して。まだ誰にも送っていないことも書き添えて。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に返事待ちの一件を、相手名を「担当者さん」にしたまま当てはめてみます。送る前に、期限と未確認事項の欄が埋まっているかだけ見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
連絡の宛先と期限を、今日の仕事の一覧に落とそう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この催促、いつ送るかまだ決めてない。今日やることの一行にするとしたら、後で自分が分かる書き方はどれ?3つ見せて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った催促文の「いつまでに」と「未確認事項」を、そのまま今日やることの一行にします。
できるようになること
書いた連絡が、返事待ちとして手元の一覧に残るようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.07「ごちゃごちゃのメモから、今日やることを並べてみよう」