みんなの依頼が一目で分かる仕事台帳を作ろう
今日手元に残るもの
件名・依頼者・担当・期限・状態が1枚で見える「みんなの依頼ボード」初版。架空の依頼5件が未着手・対応中・確認待ち・完了に分かれて並ぶ
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
件名・依頼者・担当・期限・状態が1枚で見える「みんなの依頼ボード」初版。架空の依頼5件が未着手・対応中・確認待ち・完了に分かれて並ぶ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.100で保存した計算ツール一式(入力欄の作り方と、練習用データだと分かる注意表示)を同じWorkで開き、その作りを土台にします。教材の共有台帳開始パックを使う人はそちらでも構いません。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
部署に来る依頼が、メールとチャットと口頭でバラバラなんだよ。この問い合わせとToDoのExcelから、依頼っぽいのを5件だけ選んで、1枚の画面に並べて。件名、頼んできた人、担当、いつまで、今どうなってるかが見えれば十分。状態は未着手、対応中、確認待ち、完了の4つで。全部架空のままでいいし、まだ誰にも共有しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
件名・依頼者・担当・期限・状態が1枚で見える「みんなの依頼ボード」初版。架空の依頼5件が未着手・対応中・確認待ち・完了に分かれて並ぶ
まず自分で試す
できた画面をブラウザで開き、5件を未着手から完了まで指で追う
1件の状態を「未着手」から「対応中」へ自分で変え、並ぶ場所が動くのを見る
5件の件名と依頼者を、元のToDoのExcelと見比べて、勝手な創作が混ざっていないか確かめる
期限が一番近い依頼はどれか、画面だけを見て10秒で言えるか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
5件が画面に並んだら
状態を画面の上で変えられるようにして。カードの状態を押したら、未着手から完了までを選び直せる形で。
送った後に試す
1件の状態を変えて、カードが別のところへ動くか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どれが急ぎか分からない
「期限が今日より前のやつに色を付けて、一番上に集めて」
カードの字が多い
「カードに出すのは件名と担当と期限だけにして、残りは押したら開く形に」
状態がぱっと見で区別できない
「4つの状態を縦の列に分けて、それぞれ何件あるか数字を上に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
5件のカードを自分で開き、件名・依頼者・担当・期限・状態がそろっているのを確かめた
1件の状態を自分で変え、画面の並びが変わった
5件の依頼者と件名が、元のToDoのExcelから取られていることを見比べて確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この「みんなの依頼ボード」初版を、完成フォルダの「依頼台帳」へ保存して。元にしたToDoのExcelのファイル名と、5件が架空のままで誰にも共有していないことも書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署で一番「今どうなってるの?」と聞かれる依頼の種類を1つだけ選び、その5件をこのボードの形に置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
見るだけの板に、依頼を書き足せるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このボード、今は5件を見るだけだよね。新しい依頼をその場で書き足せる欄を、画面の上に付けてみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今できた5件の依頼ボードを、そのまま書き足す先として使います。
できるようになること
人に頼まなくても、自分で6件目を足せるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.102「新しい依頼を書いたら、すぐ一覧に出るようにしよう」