20件あっても、欲しい依頼がすぐ見つかるようにしよう
今日手元に残るもの
20件の練習依頼から、キーワード・担当・状態・期限で絞り込み、並べ替えられる検索画面(「20件中3件」の件数表示つき)
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
20件の練習依頼から、キーワード・担当・状態・期限で絞り込み、並べ替えられる検索画面(「20件中3件」の件数表示つき)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.103の編集と削除まで動く依頼ボードを開き、その6件へ足す形で練習データを増やします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
07_会議_案件_進捗.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
6件だと探すも何もないから、この案件と進捗のExcelを使って練習用に20件まで増やして。そのうえで探せるようにして。件名の言葉で検索、担当で絞る、状態で絞る、期限が近い順に並べ替え。今何件出てるかを「20件中◯件」で上に出して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
20件の練習依頼から、キーワード・担当・状態・期限で絞り込み、並べ替えられる検索画面(「20件中3件」の件数表示つき)
まず自分で試す
件名の検索欄に「請求」と入れ、出てきた件数と中身を自分で数える
担当を1人に絞ってから、さらに状態を「対応中」にして、件数表示が減るのを見る
期限が近い順に並べ替え、一番上の依頼が本当に一番近い日付か指で確かめる
絞り込みを全部外し、20件に戻るか数える
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
検索と絞り込みが動いたら
絞り込んだまま忘れて「依頼が消えた」って騒ぎそう。今どの条件で絞ってるかを上に出して、1回で全部外せるボタンも付けて。
送った後に試す
担当と状態の両方で絞ってから、全部外すボタンで20件に戻るか見る
検索で何も出てこなかったとき
0件のとき画面が真っ白で不安。「この条件だと0件」って出して、どの条件を外せばいいかの案も一緒に見せて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
検索しても関係ないものが出る
「検索は件名と依頼者だけを見て、担当や状態の言葉は拾わないで」
絞り込みの場所が分からない
「絞り込みを一覧のすぐ上に横一列で置いて、選んだものだけ色を付けて」
20件が縦に長い
「期限が過ぎたものを上、完了は下にまとめて、完了は畳んでおいて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
「請求」で検索して出た件数を自分で数え、画面の件数表示と合っていた
担当と状態の2つで絞り込み、そのあと条件を外して20件に戻せた
期限が近い順に並べ替え、一番上が一番近い日付だと確かめた
わざと0件になる条件を入れ、0件だと分かる表示が出た
Workで作った物を保存するプロンプト
20件の練習データと、検索・絞り込み・並べ替えまで動く依頼ボードを、完成フォルダの「依頼台帳」へ上書きで保存して。20件が案件Excelから作った架空データだということも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分がいつも探す条件を1つ、たとえば「自分が担当で、今週が期限」だけを最初から押せるボタンにします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
増えた20件に、変な入力を混ぜないようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
20件になったら、同じ依頼が2回入ってるのが見つかった。件名と依頼者が似てるやつを、登録する前に教えてくれる?
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
20件の練習データと、絞り込みの条件をそのまま使います。
できるようになること
件数が増えても、空欄や二重登録が紛れ込まなくなります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.105「空欄や同じ依頼を、登録する前に教えてくれるようにしよう」