あとから「誰が何を変えた？」が分かる台帳にしよう
今日手元に残るもの
各依頼のカードから開ける変更履歴タイムライン(作成・編集・状態変更・削除を、教材用の端末名・時刻・変更前後つきで表示)と、本人確認をしていないので監査ログではないと分かる注意表示
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
各依頼のカードから開ける変更履歴タイムライン(作成・編集・状態変更・削除を、教材用の端末名・時刻・変更前後つきで表示)と、本人確認をしていないので監査ログではないと分かる注意表示
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.105の入力チェックつき依頼ボードを開き、20件のデータをそのまま履歴の対象にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_10_AI利用記録.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
このAI利用記録の帳票くらいの粒度で、依頼ごとに履歴を残したい。作った、直した、状態を変えた、消した。それぞれ、いつ、どの端末から、何を何に変えたかまで。名前は教材用に端末Aとか端末Bでいい。ログイン作ってないから本人確認はできてないよね。それが分かる一言を履歴の上に必ず出しといて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
各依頼のカードから開ける変更履歴タイムライン(作成・編集・状態変更・削除を、教材用の端末名・時刻・変更前後つきで表示)と、本人確認をしていないので監査ログではないと分かる注意表示
まず自分で試す
1件の状態を「対応中」から「確認待ち」へ変え、そのカードの履歴に変更前と変更後が並ぶのを見る
同じカードの担当も直し、履歴が2行に増えるか数える
履歴の上の注意書きを読み、本人確認をしていないことが書かれているか確かめる
架空の依頼を1件消してから、その依頼の記録が履歴側に残っているか探す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
履歴が出るようになったら
履歴が長いカードだと下まで見に行くのがつらい。新しい順に並べて、最初は直近3件だけ見せて、残りは押したら開くようにして。
消した依頼の履歴まで消えていたら
消した依頼の履歴まで消えると、何を消したか追えない。消した記録は履歴側に残して、一覧には出さない形にして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
履歴が読みにくい
「1行を「いつ・どの端末・何を→何に」の順にそろえて、変わった所だけ色を付けて」
どれが最新か分からない
「履歴は新しい順にして、一番上に「最終更新」として出して」
記録が多すぎる
「画面を開いただけの記録は残さないで、中身が変わったときだけ1行足して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
1件のカードから履歴を開き、状態の変更前と変更後を読めた
同じ依頼を2回直し、履歴が2行に増えたのを数えた
履歴の画面に、本人確認をしていない教材用の記録だと分かる注意が出ていた
消した依頼の記録が履歴側に残っているのを確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
変更履歴つきの依頼ボードと、履歴の見本(状態変更と担当変更の2件)を、完成フォルダの「依頼台帳」へ上書きで保存して。端末名は教材用で、本人確認済みの監査ログではないことも明記して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署で「言った・言わない」になりやすい変更を1種類選び、その変更前と変更後だけを同じ形で残すつもりで欄を決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
今エクセルで持ってる一覧を、この台帳へ入れてみよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
今ある依頼の表をこの台帳に入れたい。まず、取り込むのに最低限どの列がいるか教えて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
履歴まで残るようになった依頼ボードを、そのまま取り込み先として使います。
できるようになること
手打ちしなくても、今ある表から依頼をまとめて入れられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.107「今ある表を取り込み、必要な時に持ち出せるようにしよう」