保存に失敗しても、大事な依頼を失わないようにしよう
今日手元に残るもの
つながらない・保存できない・データが空の3つを別々の言葉で知らせ、再試行ができ、控えを取って一度戻した記録まで残る依頼台帳
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
つながらない・保存できない・データが空の3つを別々の言葉で知らせ、再試行ができ、控えを取って一度戻した記録まで残る依頼台帳
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.108の共有につながった依頼台帳をそのまま使い、わざと失敗させて試します。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
10_緊急時の最初の動き.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この緊急時の最初の動きの資料みたいに、台帳が動かない時の動きも決めたい。つながらない時、保存に失敗した時、開いたらデータが空っぽの時、この3つを別々の言葉で出して。書きかけの依頼は消さないで、もう一回送るボタンを出して。あと控えを取る仕組みと、控えから戻す練習を一回やらせて。戻したら、いつのどの控えから戻したか残して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
つながらない・保存できない・データが空の3つを別々の言葉で知らせ、再試行ができ、控えを取って一度戻した記録まで残る依頼台帳
まず自分で試す
わざと通信を切って依頼を1件登録し、画面に出る言葉を読む
書きかけの内容が消えていないか確かめてから、再試行ボタンを押して登録が入るか見る
データが本当に0件の状態と、読み込みに失敗した状態の画面を並べ、言葉が違うことを確かめる
控えを取ってから依頼を2件消し、控えから戻して件数が元に戻るか数える
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
3つのエラーが別々に出るようになったら
空っぽの時が一番怖い。本当に0件なのと、読み込みに失敗して0件に見えるのを、画面ではっきり区別して。失敗の時は、勝手に空の状態で上書き保存しないで。
控えから戻す前に
戻す前に、今の中身と控えの中身の違いを見せて。何件増えて何件減るか分かってから、俺がボタン押す形にして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
エラーの文が怖い
「「エラーが発生しました」じゃなくて、何が起きて次に何をすればいいかを1行ずつ書いて」
控えがいつのものか分からない
「控えのファイル名に、日付と時刻と件数を入れて」
戻していいか迷う
「戻す前に、消えることになる依頼の件名を全部並べて見せて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
つながらない・保存できない・データが空の3つで、それぞれ違う言葉が画面に出た
失敗したときも書きかけの依頼が残り、再試行で登録できた
控えを取ってから消した依頼を、控えから戻して件数が元通りになった
戻した記録に、いつのどの控えから戻したかが残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
3つの失敗の画面と、再試行の結果、控えの取り方、控えから戻した記録を、「依頼台帳_控え」と一緒に完成フォルダの「依頼台帳」へ保存して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の仕事で「消えたら作り直せない一覧」を1つ選び、その控えをいつ誰が取るかだけ決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
自分以外の人に、最初から最後まで触ってもらおう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この台帳、俺以外の人が説明なしで使えると思う?つまずきそうな所を、操作の順番に並べて先に挙げて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
失敗しても戻せるようになった台帳一式と、控えの手順をそのまま渡します。
できるようになること
説明なしでも使えるかどうかが、自分以外の目で分かります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.110「みんなで安心して使える共有仕事台帳を完成させよう」