みんなで安心して使える共有仕事台帳を完成させよう
今日手元に残るもの
登録・検索・編集・履歴確認・書出し・復元まで通る「みんなの依頼ボード」完成版と、1枚の操作ガイド、別の人に触ってもらった試用記録、できないこと一覧
時間の目安
通しの試用と一覧づくりまで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
登録・検索・編集・履歴確認・書出し・復元まで通る「みんなの依頼ボード」完成版と、1枚の操作ガイド、別の人に触ってもらった試用記録、できないこと一覧
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.101〜109で完成フォルダの「依頼台帳」に残した全部(ボード本体、20件の練習データ、取込エラー一覧、書出しCSV、変更履歴、控えと復元記録)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_08_引継ぎ確認票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
ここまでの分を1つにまとめて仕上げたい。この引継ぎ確認票の項目を参考に、初めての人が読む1枚の操作ガイドも作って。登録、探す、直す、履歴を見る、CSVに出す、控えから戻すの6つの順で。あと、この台帳でできないことも正直に一覧にして。本人確認してないこととか、社外に出せないこととか。中身は架空のままでいい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
登録・検索・編集・履歴確認・書出し・復元まで通る「みんなの依頼ボード」完成版と、1枚の操作ガイド、別の人に触ってもらった試用記録、できないこと一覧
まず自分で試す
操作ガイド1枚だけを見ながら、自分で登録から復元まで6つの操作を通してやる
別の人に台帳とガイドを渡し、6つの操作を横で見て、止まった場所を数える
「できないこと一覧」を声に出して読み、実際の仕事で困る項目に丸を付ける
試用のあとで書き出したCSVを開き、その人が入れた依頼が入っているか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
ガイドと一式がそろったら
隣の席の人に、ガイドだけ渡して6つの操作をやってもらう。俺は口出ししない。どこで手が止まったか、何を聞かれたかを操作ごとに書ける記録用紙も作って。
送った後に試す
別の人に6つの操作を順番にやってもらい、止まった場所を記録用紙に書く
試してもらった結果が出たら
止まった所のうち、言葉を直せば済むやつだけ先に直して。作り直しがいるやつは「できないこと一覧」の下に持ち越しとして残して、誰に相談するかも書いて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
ガイドが長い
「ガイドは操作1つにつき3行まで。画面のどこを押すかだけ書いて」
できないことが曖昧
「できないことは「今できない」「この教材では試さない」「会社で決めてから」の3つに分けて」
試用のメモが感想になる
「記録は感想じゃなく、どの操作で何秒止まって何を聞かれたかで書いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
操作ガイド1枚だけで、登録・検索・編集・履歴確認・書出し・復元の6つを自分で通せた
別の人がガイドを見ながら6つの操作をやり、止まった場所が記録に残った
言葉を直せば済む所を直し、その人にもう一度触ってもらえた
「できないこと一覧」に、本人確認なし・社外共有なし・実データなしの3つが書かれていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この完成版の依頼ボードと、操作ガイド1枚、別の人の試用記録、できないこと一覧を、完成フォルダの「依頼台帳」へまとめて保存して。全部架空データで、社外には出していないことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の課の依頼のうち一種類だけを、来週1週間この台帳と紙の両方で並行して回し、どちらが早く探せたか比べます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この台帳を、依頼した本人だけが見られるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この台帳、依頼した本人にも進み具合を見せたい。でも他の人の依頼は見せられない。入口で本人だけ通すには、まず何を聞けばいい?
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
完成した依頼ボードの依頼データと、できないこと一覧を、そのまま入口づくりへ持ち込みます。
できるようになること
社内で共有していた台帳に、依頼した本人だけが入れる入口が増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.111「お客様だけが入れる、自分専用ページの入口を作ろう」