お願いした仕事が今どこまで進んだか、すぐ分かるようにしよう
今日手元に残るもの
受付・確認中・対応中・完了のどこにいるか、次の予定、いつ何が変わったかの履歴が並ぶ依頼1件ごとの顧客向け詳細画面と、社内の言い方と本人向けの言い方の対応表
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
受付・確認中・対応中・完了のどこにいるか、次の予定、いつ何が変わったかの履歴が並ぶ依頼1件ごとの顧客向け詳細画面と、社内の言い方と本人向けの言い方の対応表
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.113で決めた本人に見せる列と、Lv.114の更新時刻の残し方を、そのまま使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この問い合わせのExcelも見て、依頼を1件押したら開く詳細画面つくって。今が受付なのか確認中なのか対応中なのか完了なのかを上に大きく。次に何がいつある予定かも1行で。下に、いつ何が変わったかを新しい順で。社内の言い方のままだと伝わらないから、お客さん向けの言葉に直して、元の言葉との対応表も別に出して。予定日は資料にある日付だけ使って、無い時は「調整中」にして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
受付・確認中・対応中・完了のどこにいるか、次の予定、いつ何が変わったかの履歴が並ぶ依頼1件ごとの顧客向け詳細画面と、社内の言い方と本人向けの言い方の対応表
まず自分で試す
依頼を1件開き、今の状態が4段階のどこにあるか指で追う
台帳側で状態を「確認中」から「対応中」へ変え、読み込み直して表示と履歴が増えるのを見る
次の予定の日付を、元のExcelの同じ行と見比べる
完了した依頼を開き、次の予定の欄が空白でなく完了と読める表示になっているか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
状態と履歴が並んだら
履歴に社内の相談がそのまま出てる。誰が何をしたかの一行だけにして、社内で迷ってる話は出さないで。あと完了になった依頼は、上の表示も完了で止まって、次の予定が残らないようにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
今どこにいるか分かりにくい
「4つの段階を横一列で出して、今いる所だけ色を濃くして」
履歴が細かすぎる
「履歴は本人に関係のある動きだけにして、1件1行にまとめて」
予定が空欄で不安にさせる
「予定が決まっていない時は空欄にせず、いつ頃分かるかを1行で出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
依頼1件の詳細を開き、今の状態と次の予定を自分で読めた
台帳の状態を変えて読み込み直したら、上の表示と下の履歴が両方変わった
社内の言い方と本人向けの言い方の対応表を、1行ずつ確かめられた
Workで作った物を保存するプロンプト
この依頼詳細画面と、社内の状態の言葉と本人向けの言葉の対応表を、完成フォルダの「マイページ」へ保存して。予定日をどの資料のどの列から取ったかも書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず一番よく「今どうなってますか」と聞かれる依頼の種類を一つ選び、その4段階の言葉だけを自分の会社の言い方に置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
同じ依頼を、担当者と管理者の目でも見られるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この依頼詳細、担当者が見るなら何が足りない?管理者ならどうか。役割ごとに足したい物と、逆に絶対見せない物を並べて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今できた依頼詳細と状態の言葉を、担当者と管理者が見る画面の元にします。
できるようになること
見る人によって、出る情報と押せるボタンが変わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.116「お客様・担当者・管理者に、それぞれ必要な画面を作ろう」