頼んだ仕事が今どこまで進んだか見えるボードを作ろう
今日手元に残るもの
下書き・申請中・承認・差戻し・取消し・完了の6状態が色で分かれ、状態ごとの件数が上に並ぶ、架空の練習申請12件入りボード「申請みちしるべ」の初版
時間の目安
最初の完成まで 15〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
下書き・申請中・承認・差戻し・取消し・完了の6状態が色で分かれ、状態ごとの件数が上に並ぶ、架空の練習申請12件入りボード「申請みちしるべ」の初版
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.120で保存したマイページ一式(役割で見える物が変わる画面と、権限を試した記録)を同じWorkで開いて土台にします。まだ作っていない人は教材の承認アプリ開始パックから始め、Lv.121〜130をやった人は通報と運営履歴の画面も参考として横に置いておきます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_03_経費申請票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この経費申請票のPDFの項目で、頼んだ仕事が今どこまで進んだか見えるボードつくって。状態は下書き、申請中、承認、差戻し、取消し、完了の6つ。架空の練習申請を12件でっち上げて、6つの状態にばらけさせて。状態ごとに色を変えて、上に何件ずつあるか出して。名前も金額も架空でいい、実在しそうな取引先は入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
下書き・申請中・承認・差戻し・取消し・完了の6状態が色で分かれ、状態ごとの件数が上に並ぶ、架空の練習申請12件入りボード「申請みちしるべ」の初版
まず自分で試す
練習申請を1件選び、状態を「申請中」から「差戻し」へ自分で変え、上の件数が両方とも動くのを見る
6つの状態の色を並べて見比べ、差戻しと取消しが一目で違うか確かめる
ブラウザを閉じて開き直し、自分で変えた状態が残っているか見る
画面のカードを実際に数え、上に出ている件数と合っているか照合する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
12件が状態ごとに並んだら
差戻しと取消しが見分けつかない。差戻しは戻ってきて自分がやるやつ、取消しはもう終わったやつ、って分かる色と並び順にして。あと1件だけ、状態を手で変えられるようにして。
送った後に試す
差戻しのカードが、取消しと違う場所と色になったか見る
上の件数がカードの数と合わなかったら
上の件数、数え直して。並んでるカードの数とぴったり合わせて、数え切れない時は数字を出さないで空にしといて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
状態が多くて画面が混む
「今日見るのは申請中と差戻しだけにして、残りは畳んでおいて」
どれが誰の申請か分からない
「カードに出した人の名前と出した日を大きく出して、古い順に並べて」
色がまぶしい
「全体は落ち着いた感じの色にして、差戻しだけはっきり目立たせて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
12件が6つの状態に分かれて並び、状態ごとの件数がカードの数と合っていた
1件の状態を自分で変え、開き直しても変わったままだった
差戻しのカードが、取消しと見間違えない色と場所にあった
Workで作った物を保存するプロンプト
このボードを、完成フォルダの「承認アプリ」へ「申請みちしるべ」という名前で保存して。6つの状態がそれぞれ何を指すかと、12件が全部架空の練習申請だってことも一緒に書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署で一番よく止まる申請を一つ選び、その申請の呼び名と、実際に使っている状態の言葉へ6つを置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
このボードへ、自分の手で申請を1件出せるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このボードに、自分で1件書いて出す入口を付けて。まずは目的といくらと期限と理由の4つだけ書ければいい。出したら申請中の所に並ぶように。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った「申請みちしるべ」の6つの状態と、練習申請12件の並びをそのまま受け取り先に使います。
できるようになること
でっち上げの練習申請だけだったボードに、自分が書いて出した申請が1件増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.132「下書きから提出まで、迷わず進める申請ページを作ろう」