内容に合いそうな担当者を、AIにいくつか挙げてもらおう
今日手元に残るもの
申請の種類・部署・金額から担当候補を3人まで理由つきで挙げ、人が選び直して割り当てられる振分け画面と、担当者ごとの確認待ちキュー
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
申請の種類・部署・金額から担当候補を3人まで理由つきで挙げ、人が選び直して割り当てられる振分け画面と、担当者ごとの確認待ちキュー
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.132で提出した申請1件と、Lv.131の「申請みちしるべ」を同じWorkで開いて続けます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この組織のPDFと役割の資料を見て、出てきた申請を誰に回すか候補を出す画面つくって。申請の種類と部署と金額から、担当になれそうな人を3人まで、なんでその人なのかの理由つきで。AIは候補を並べるだけね、割り当てるのは俺が選んでから。選んだ人の「確認待ち」に並ぶようにして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
申請の種類・部署・金額から担当候補を3人まで理由つきで挙げ、人が選び直して割り当てられる振分け画面と、担当者ごとの確認待ちキュー
まず自分で試す
候補3人の理由を読んで1人を選び、その人の確認待ちが1件増えるのを見る
候補に出ていない人を自分で指名し、理由を書かないと確定できないことを試す
割り当てを一度取り消し、申請が振分け待ちへ戻るか確かめる
組織のPDFに載っていない部署名や役職が、候補の理由に混ざっていないか探す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
候補3人と理由が出たら
候補に無い人を自分で指名する欄も付けて。指名した時は理由を書かないと確定できないようにして。
確認待ちが並んだら
担当者ごとに、確認待ちが今何件あるか出して。10件を超えてる人がいたら、その人の候補の理由に「今混んでいる」って一言足して。
送った後に試す
件数の多い人が候補の下の方へ回ったか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
候補の理由が薄い
「理由には、資料のどの部署とどの役割から選んだかまで書いて」
同じ人にばかり回る
「確認待ちが少ない人を先に並べて、混んでる人は下へ下げて」
金額で分けたい
「金額が大きい申請は、部長より上の役割の人だけを候補にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
候補3人の理由を読んで1人を選び、その人の確認待ちに申請が入った
候補に無い人を指名する時、理由を書くまで確定できなかった
割り当てを取り消して、申請を振分け待ちへ戻せた
Workで作った物を保存するプロンプト
この振分け画面と、担当者ごとの確認待ちを、完成フォルダの「承認アプリ」へ足して保存して。担当候補はAIが挙げるだけで、割り当てを決めるのは人だという一文も入れて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署の申請を一つ選び、いま実際に誰へ回しているのかを、この候補の理由と同じ書き方で言葉にしてみます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
回された担当者が、通すか戻すか決められるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この確認待ちの1件、通すか戻すか決める画面ってどんな並びがいい?判断するのに要る物を先に一覧にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今の確認待ちキューに並んだ申請1件を、そのまま判断の対象として引き継ぎます。
できるようになること
受け取るだけだった担当者に、通す・戻す・保留の3つの選び方が付きます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.134「資料を見ながら、通す・戻すを理由つきで決められるようにしよう」