資料を見ながら、通す・戻すを理由つきで決められるようにしよう
今日手元に残るもの
申請の中身と根拠の見積書を並べて見ながら、承認・否認・保留を理由つきで選べる承認者専用画面と、申請者の画面へ返る判定結果(決めた人・時刻・理由つき)
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
申請の中身と根拠の見積書を並べて見ながら、承認・否認・保留を理由つきで選べる承認者専用画面と、申請者の画面へ返る判定結果(決めた人・時刻・理由つき)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.133で担当者の確認待ちへ入れた申請と、Lv.132の申請フォームを同じWorkで開いて続けます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
見積書_EST-0003.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この見積書のPDFを、さっきの申請の根拠として付けといて。そのうえで、承認する人だけが使う画面つくって。左に申請の中身、右に見積を並べて見ながら、承認、否認、保留のどれかを選ぶ。どれを選んでも理由を書かないと確定できないようにして。決めた結果は申請した人の画面に、いつ誰がどんな理由で決めたかまで出して。承認しても、発注とか支払いは何も動かさないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
申請の中身と根拠の見積書を並べて見ながら、承認・否認・保留を理由つきで選べる承認者専用画面と、申請者の画面へ返る判定結果(決めた人・時刻・理由つき)
まず自分で試す
見積書のPDFを承認者画面で開き、申請に書いた金額と見比べる
理由を空のまま承認を押して、確定できないことを確かめる
保留を選んで日付を入れ、承認者画面の一番上に出てくるのを見る
申請者の画面へ切り替え、いつ・誰が・どんな理由で決めたかを読む
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
3つの判定が動いたら
保留を選んだ時だけ、いつまでに決めるかの日付を入れさせて。その日が来たら承認する人の画面の一番上に出るようにして。
判定結果が申請者側に出たら
否認の時の文章がきつい。何がだめだったかと、次にどうすればいいかが伝わる言い方に直して。書いた理由そのものは消さないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
資料と申請を行ったり来たりする
「申請に書いた金額と見積の合計を、同じ画面の同じ高さに並べて」
理由が一言すぎる
「理由の欄に、選んだ判定ごとの書き出しの例を1つずつ薄く出して」
判定を押し間違えそう
「確定する前に、選んだ判定と書いた理由をもう一度見せてから押させて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
見積書と申請の金額を見比べたうえで、理由を書いて承認まで進めた
理由が空の時は確定できないことを、自分で押して確かめた
申請者の画面で、判定・決めた人・時刻・理由の4つを読めた
Workで作った物を保存するプロンプト
この承認者画面と、申請者へ返る判定結果を、完成フォルダの「承認アプリ」へ足して保存して。判定には必ず理由が要ることと、承認しても発注も支払いも動かないことを書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分がいつも承認している申請を一つ選び、判断に本当に要る資料が何枚あるか数え、その枚数だけを画面に並べる形へ置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
戻された人が、書き直して出し直せるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
いま否認した申請、全部書き直させるのは酷だよね。足りない所だけ指して戻す形にするなら、何を指定できればいい?
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今書いた否認や保留の理由を、そのまま申請者へ渡す差戻しコメントの元にします。
できるようになること
戻して終わりだった申請が、直してもう一度出せる所までつながります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.135「直す場所だけ教えてもらい、もう一度出せるようにしよう」