申請する人・見る人・決める人で、入口を分けよう
今日手元に残るもの
申請者・担当者・承認者・管理者の四役で、「自分の申請」「自分の確認待ち」「全体管理」の出方と押せるボタンが変わる業務ホーム
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
申請者・担当者・承認者・管理者の四役で、「自分の申請」「自分の確認待ち」「全体管理」の出方と押せるボタンが変わる業務ホーム
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.135までの申請フォーム・振分け・承認者画面・差戻しの一式と、Lv.120のマイページで作った役割の分け方をそのまま使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
ここまでの画面、役割で入口を分けたい。申請する人、担当者、承認する人、管理者の4つ。申請する人は自分が出した申請だけ、担当者と承認する人は自分の確認待ちが先頭、管理者は全部の状態と件数が見える。役割を切り替えて試せるようにして。自分の役割で押せないボタンは、押せない理由まで出して。役割そのものを変えられるのは管理者だけね。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
申請者・担当者・承認者・管理者の四役で、「自分の申請」「自分の確認待ち」「全体管理」の出方と押せるボタンが変わる業務ホーム
まず自分で試す
4つの役割を順番に切り替え、開いた直後に先頭へ出る物がそれぞれ違うのを見る
申請者のまま承認のボタンを押し、押せない理由が出るのを確かめる
管理者で1人の役割を変え、理由を書かないと確定できないことを試す
担当者に切り替え、他の担当者の確認待ちが見えていないか探す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
4つの入口が切り替わったら
管理者が誰かの役割を変える時は、変える前と後を並べて見せて、理由を書かないと確定できないようにして。変えた記録も残して。
押せないボタンが多すぎたら
押せないボタンは消さないで、灰色のまま置いといて。触ったら「これは承認する人だけ」って出る形で。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
今どの役割か分からなくなる
「画面の一番上に、今の役割と名前を出しっぱなしにして」
管理者の画面が情報だらけ
「管理者は、止まってる申請と期限が近い物だけ先頭に出して」
役割を切り替えるのが面倒
「練習用の切り替えは右上にまとめて、教材用の機能だと分かる印を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
4つの役割を切り替え、先頭に出る物がそれぞれ違うことを自分の目で見た
自分の役割では押せないボタンを押し、押せない理由を読めた
役割を変えられるのが管理者だけで、変えた記録が残ることを確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この四役の業務ホームを、完成フォルダの「承認アプリ」へ足して保存して。役割ごとに先頭へ出す物と、役割を変えられるのは管理者だけという決まりも書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の会社の申請を一つ選び、関わる人をこの4つの役割に当てはめて紙に書き出し、どれにも入らない人がいないか確かめます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
判断に要る資料を、申請にぶら下げよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
承認する人が毎回「これ何の写真?」って聞いてる。申請1件に資料をぶら下げるなら、何を付けられるようにする?
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今分けた四役の入口と、それぞれの確認待ちの並びをそのまま使います。
できるようになること
文字だけだった申請に、見積や写真を見ながらその場で質問できる場所が増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.137「見積書や写真を見ながら、その場で質問できるようにしよう」