申請してから何が変わったか、あとから全部たどれるようにしよう
今日手元に残るもの
申請・書き直し・割当て・承認・差戻し・取消しを、時刻と操作した人と理由と変更前後まで1本に並べた監査タイムラインと、絞り込んで書き出せる監査ログのCSV
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
申請・書き直し・割当て・承認・差戻し・取消しを、時刻と操作した人と理由と変更前後まで1本に並べた監査タイムラインと、絞り込んで書き出せる監査ログのCSV
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.137までに動かした申請すべて(提出・割当て・承認・差戻し・再提出・質疑)を、記録をたどる元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この辞書のIDのつなぎ方と、AI利用記録の帳票を見て、申請に起きたことを全部たどれるようにして。申請、書き直し、割り当て、承認、差し戻し、取消しの6つね。それぞれ時刻と、やった人と、なんでそうしたかと、どの欄が何から何に変わったかまで。担当者とか日付とか状態で絞り込めて、絞った結果をCSVに出せるように。記録はあとから書き換えられないようにして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
申請・書き直し・割当て・承認・差戻し・取消しを、時刻と操作した人と理由と変更前後まで1本に並べた監査タイムラインと、絞り込んで書き出せる監査ログのCSV
まず自分で試す
申請1件のタイムラインを上から下まで読み、差戻しの前後で何の欄が変わったか指で追う
担当者で絞り込み、画面に出た件数とCSVの行数が合っているか数える
書き出したCSVをExcelで開き、化けずに日付の並びが読めるか見る
過去の記録を1件書き換えようとして、直せないことを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
1件分のタイムラインが並んだら
CSVに出してみて。画面で絞った件数と、CSVの行数がぴったり合うか確かめたい。件数も画面に出して。
CSVをExcelで開いて文字が化けたら
CSVをExcelで開いたら日本語が化けた。Excelでそのまま読める形で出し直して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
タイムラインが長い
「状態が変わった所だけ先に出して、細かい書き直しは畳んでおいて」
誰の操作か分かりにくい
「やった人の名前の横に、その時の役割も一緒に出して」
CSVが使いにくい
「CSVの列は申請番号、時刻、やった人、操作、変更前、変更後、理由の順にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
申請1件のタイムラインで、差戻しの前と後の中身を読み比べられた
絞り込んだ件数とCSVの行数が一致した
過去の記録を書き換えようとして、できないことを確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この監査タイムラインと、絞り込んで書き出したCSVを、完成フォルダの「承認アプリ」へ足して保存して。記録はあとから直せない決まりと、CSVをいつ何で絞って出したかも書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署で「誰がいつ決めたか分からない」と揉めた申請を一つ思い出し、その時に見たかった列がこのCSVに入っているか確かめます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
危ない操作を、記録が残る形で止めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この記録を見てて怖いのが、順番飛ばして承認できちゃうこと。今の作りで通っちゃう危ない操作、思いつく順に5つ挙げて。まだ直さなくていい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作ったタイムラインとCSVを、止めた操作の証拠が残る場所として使います。
できるようになること
あとから追えるだけだった記録が、その場で止めるための材料になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.139「期限切れや順番飛ばし、同じ承認を止められるようにしよう」