期限切れや順番飛ばし、同じ承認を止められるようにしよう
今日手元に残るもの
期限が近い申請の警告と、順番飛ばし・権限外の承認・同じ人の二重承認を止めた画面表示、止めた理由と直した結果が並ぶ試験結果表
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
期限が近い申請の警告と、順番飛ばし・権限外の承認・同じ人の二重承認を止めた画面表示、止めた理由と直した結果が並ぶ試験結果表
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.136の四役の業務ホームと、Lv.138の監査タイムラインを、そのまま試験の的として使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
このAIルールの資料とヒヤリ報告の帳票を見ながら、まずい操作をわざとやって止まるか試したい。期限が近い申請は先に警告を出して。担当者の確認を飛ばしていきなり承認する、自分の役割じゃないのに承認する、同じ人が二回続けて承認する、この3つは止めて。止めた時は、なんで止めたかと誰がやろうとしたかを記録に残して。直すのは結果を見てからでいい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
期限が近い申請の警告と、順番飛ばし・権限外の承認・同じ人の二重承認を止めた画面表示、止めた理由と直した結果が並ぶ試験結果表
まず自分で試す
担当者の確認を飛ばして承認を押し、止まる画面を自分の目で見る
承認する人ではない役割で承認を押し、断られた記録がタイムラインに残るのを確かめる
同じ人で二回続けて承認を押し、二回目が止まるか試す
期限を過ぎた申請を開き、承認の前に一度止まるのを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
3つとも試して結果が表になったら
止まらなかったやつだけ直して、同じ試験をもう一回やって。直す前と直したあとを並べて見せて。
送った後に試す
直したあとの回で、3つとも止まったか1件ずつ見る
期限の警告が出るようになったら
期限の警告は、あと何日かで色を変えて。過ぎちゃったやつは承認の前に必ず一回止めて、それでも進めるなら理由を書かせて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
警告に慣れて素通りする
「期限の警告は、過ぎた物だけ画面の一番上に固定して」
止まった理由が分からない
「止めた画面に、何の決まりで止めたかと、次に誰へ頼めばいいかを出して」
試験結果が読みにくい
「結果表に、試した操作、期待した動き、実際の動き、直したかの4列を作って」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
順番飛ばし・権限外・二重承認の3つで、止まる画面を自分で押して見た
止めた理由と、やろうとした人が記録に残っているのを確かめた
期限を過ぎた申請が、承認の前に一度止まった
止まらなかった物は直して、もう一度同じ試験で止まるようになった
Workで作った物を保存するプロンプト
この期限警告と、順番飛ばし・権限外・二重承認の試験結果表を、完成フォルダの「承認アプリ」へ足して保存して。直す前と直したあとの結果と、まだ試していない操作も正直に書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の職場で「急ぎだから先に承認」が起きやすい申請を一つ挙げ、その時に何を記録へ残せばあとから説明できるかを決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
三役で、申請から完了まで通してみよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この仕組みで、申請から完了まで一人三役で通してみたい。始める前に、先に用意しておく物を一覧にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
止める仕掛けと試験結果表を含めた、ここまでのアプリ一式をそのまま持ち込みます。
できるようになること
バラバラに試していた画面が、申請から完了までの一本の流れになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.140「申請した仕事を、完了まで迷わず追えるアプリを完成させよう」