申請した仕事を、完了まで迷わず追えるアプリを完成させよう
今日手元に残るもの
架空の購入依頼・休暇・パソコン手配の3件を申請から完了まで三役で通した「申請みちしるべ」一式と、役割別の操作ガイド、3件分の監査ログ、承認の止め方と元へ戻す手順
時間の目安
通し運転とガイドまで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の購入依頼・休暇・パソコン手配の3件を申請から完了まで三役で通した「申請みちしるべ」一式と、役割別の操作ガイド、3件分の監査ログ、承認の止め方と元へ戻す手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.131〜139で完成フォルダの「承認アプリ」へ残した全部(申請ボード、申請フォーム、振分け画面、承認者画面、差戻しと再提出、四役の業務ホーム、添付と質疑、監査タイムラインとCSV、期限警告と試験結果表)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
01_会社_社員_勤怠.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げに通し運転やろう。この社員のExcelから架空の人を3人選んで、申請する人、担当者、承認する人を割り当てて。題材はまず架空の購入依頼1件でいい。出す、割り当てる、資料を見て質問する、一回差し戻す、直して出し直す、承認する、完了にするまで通して。誰が何をしたかは全部記録に残して。承認しても発注も支払いもしないで、外にも何も送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の購入依頼・休暇・パソコン手配の3件を申請から完了まで三役で通した「申請みちしるべ」一式と、役割別の操作ガイド、3件分の監査ログ、承認の止め方と元へ戻す手順
まず自分で試す
通した購入依頼1件を、申請番号でタイムラインの最初から完了まで指でたどる
3件の記録を並べ、別の申請の資料や質疑が混ざっていないか確かめる
操作ガイドだけを見ながら、承認する人の役割で1件を承認まで進める
止め方の手順どおりに承認を止め、戻し方の手順で元の状態へ戻す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
購入依頼1件が完了まで通ったら
同じやり方で、休暇の申請とパソコンの手配も1件ずつ流して。3件が混ざらずに、それぞれの記録を別々にたどれるか見たい。
3件とも完了まで通ったら
新しく入った人が明日から使えるように、役割ごとの操作ガイドを1枚にして。申請する人、担当者、承認する人の順で、迷った時にどこを見るかと、おかしいと思った時にどこで止めるかまで。
ガイドができたら
最後に止め方と戻し方。承認をいったん全部止める手順と、間違って承認しちゃった時に前の状態へ戻す手順を、押す順番で書いて。戻すのは管理者が承認してからね。
送った後に試す
止め方の手順を上から読み、自分で押せる書き方になっているか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
通し運転が長くて追えない
「1件ごとに、誰が何をして次は誰の番か、3行だけの記録を付けて」
ガイドが説明書っぽい
「ガイドは説明じゃなく、朝に見る所、迷った時に見る所、止める時に見る所の順にして」
止めるのが不安
「止めた時に何が動かなくなるかを、押す前に一覧で見せて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 6
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
購入依頼1件を、差戻しと再提出を挟んで完了まで三役で通せた
3件それぞれの記録が混ざらず、申請番号でたどれた
操作ガイドだけを頼りに、承認する人の役割で1件進められた
止め方の手順で承認を止め、管理者の承認を経て元の状態へ戻せた
Workで作った物を保存するプロンプト
この「申請みちしるべ」一式と、3件の通し運転の記録、役割別の操作ガイド、承認の止め方と元へ戻す手順を、完成フォルダの「承認アプリ」へ全部そろえて保存して。全部架空の申請で、発注も支払いも外への送信も一切していないことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に使うなら、まず自分の部署の申請を一つだけ架空の名前で1週間だけ並行して回し、今の紙や口頭のやり方とどちらが早いか比べて決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
電話やメールで来た依頼も、この入口へ入れよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
電話で「これ買っといて」って来たやつも、この申請の形に直して入れたい。電話メモから申請の4つの欄を埋める練習を、架空の1件でやってみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
完成した「申請みちしるべ」と、四役の入口・監査ログ・止め方の手順をそのまま使います。
できるようになること
フォームから出された申請だけでなく、電話やメールで来た依頼も同じ流れに乗ります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.141「電話もメールもフォームも、一か所で見られるようにしよう」