電話もメールもフォームも、一か所で見られるようにしよう
今日手元に残るもの
教材メール、Webフォームの受付票、同意済み練習電話の文字記録が、入口と受信時刻つきで並ぶ三経路の統合受信箱
時間の目安
最初の受信箱まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
教材メール、Webフォームの受付票、同意済み練習電話の文字記録が、入口と受信時刻つきで並ぶ三経路の統合受信箱
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.140の申請アプリで使った申請番号、状態、役割、承認・差戻し・復旧記録の形を開き、受付番号と履歴の土台にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
電話とメールとフォームが別々で、もう追えない。この教材メールと受付票と、同意済みの練習電話メモを一つの受信箱に並べて。どこから来たかと受けた時刻は見えるようにして、番号は前の申請の続きで振って。まだ外の受信箱にはつながないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
教材メール、Webフォームの受付票、同意済み練習電話の文字記録が、入口と受信時刻つきで並ぶ三経路の統合受信箱
まず自分で試す
教材メール、受付票、電話メモを1件ずつ取り込む
入口をメールだけに絞り、ほかの二経路が隠れるか見る
受付を1件開き、元の材料へ戻って本文と受信時刻を確かめる
並び順を変えても、各受付番号が変わらないか見比べる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三つの入口が一覧に並んだら
同じ受付番号を押したら、元のメール・フォーム・電話メモへ戻れるようにして。取り込んだ本文は勝手に書き換えないで。
送った後に試す
三経路を1件ずつ開き、表示中の原文が添付した材料と同じか見比べる
受信順が分かりにくかったら
新しい順と入口別を切り替えられるようにして。どちらにしても受付番号は変えないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
入口を一目で見分けたい
「メール、フォーム、電話を文字つきの印で見分けられるようにして」
新しい受付を先に見たい
「初めに開いた時だけ、まだ誰も開いていない受付を上へ集めて」
元の記録へ戻りにくい
「各行に「原文を見る」を置いて、同じ受付番号の詳細を横に開いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
メール、フォーム、電話記録が同じ受信箱に1件ずつ並んだ
三つの行に入口、受信時刻、同じ形の受付番号が表示された
各行から元の材料を開き、本文が変わっていないことを確かめた
外部の受信箱へ接続していない状態だと画面で確認できた
Workで作った物を保存するプロンプト
この三経路の統合受信箱を、完成フォルダの「受付センター」へ「01_統合受信箱」として保存して。三つとも原文へ戻れた結果、前章から引き継いだ番号の形、外部未接続であることも一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の仕事で一番見落としやすい入口を一つだけ選び、まずその入口の行名へ置き換えて眺めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
長文を直せる受付メモへ整えよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この三件、読む人によって要点がずれそう。相手と要件と日時から先に拾って、分からない所は空想せず「未確認」にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
三経路の受付番号、入口、受信時刻、書き換えていない原文をそのまま使います。
できるようになること
長い原文の横に、担当者が確認して直せる要点が並びます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.142「長い問い合わせを、ひと目で分かる受付メモにしてみよう」