長い問い合わせを、ひと目で分かる受付メモにしてみよう
今日手元に残るもの
相手、要件、希望日時、緊急度、約束、不足情報、根拠箇所を原文の隣で確認・修正できる受付詳細画面
時間の目安
最初の受付メモまで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
相手、要件、希望日時、緊急度、約束、不足情報、根拠箇所を原文の隣で確認・修正できる受付詳細画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.141で保存した「01_統合受信箱」の三件と、それぞれの受付番号・原文を開きます。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
長いのを毎回読み直すのつらい。この受付を、相手、用件、希望日時、急ぎ具合、こっちが約束したこと、足りない情報に分けて横へ出して。拾った元の一文も押したら見えるように。書いてないことは埋めずに「未確認」で。俺が直せる形がいい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
相手、要件、希望日時、緊急度、約束、不足情報、根拠箇所を原文の隣で確認・修正できる受付詳細画面
まず自分で試す
三つの受付を開き、七項目が原文の隣にそろうか見る
根拠箇所を押し、原文の該当する一文へ移動する
未確認になった項目を一つだけ直し、原文が変わらないか確認する
修正履歴を開き、修正者、時刻、変更前後が残ったか読む
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
原文の横に項目が出たら
三経路を順に開いて、日時と約束を特に見直したい。根拠の一文が無い項目には、色じゃなくて「根拠なし」と文字で出して。
送った後に試す
各受付の希望日時と約束を原文で探し、抽出欄と一件ずつ突き合わせる
抽出を直せるようになったら
一か所直して保存し、原文は変えずに修正者と時刻だけ履歴へ残して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
原文との往復が多い
「抽出欄に触れたら、対応する原文の一文だけ明るく見せて」
未確認を見落とす
「未確認だけを上に集める切替を付けて」
直した理由も残したい
「修正するときだけ、一言の理由を任意で残せる欄を出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
三件それぞれで七項目と根拠箇所が原文の横に表示された
原文にない項目が「未確認」または「根拠なし」で止まった
抽出欄を一か所直しても、元の問い合わせ本文は変わらなかった
修正履歴で変更前後、修正者、時刻を確かめられた
Workで作った物を保存するプロンプト
この受付詳細画面を、完成フォルダの「受付センター」へ「02_原文つき受付メモ」で保存して。三件の未確認項目、根拠へ戻れた箇所、手で直した一件と原文が残った結果も書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の問い合わせでいつも聞き直す項目を一つだけ選び、今の「不足情報」の表示名に置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
受付メモから仕事の候補を作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受付メモから、誰かがやることだけ候補にして。担当と期限は決め打ちせず、似た仕事がもう無いかも横に出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
原文、七項目、根拠、未確認表示、修正履歴を同じ受付番号のまま渡します。
できるようになること
受付を読んだあとに必要な仕事と担当・期限の候補が見えるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.143「問い合わせが来たら、担当と期限の候補までそろうようにしよう」