問い合わせが来たら、担当と期限の候補までそろうようにしよう
今日手元に残るもの
問い合わせ原文へ戻れるToDo候補と、やること・担当候補・期限・準備物・重複候補を並べた確認画面
時間の目安
ToDo候補の確認まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
問い合わせ原文へ戻れるToDo候補と、やること・担当候補・期限・準備物・重複候補を並べた確認画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.142の「02_原文つき受付メモ」を開き、受付番号と七項目を候補作成の根拠にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
受付を読んだあと、結局やることが漏れる。このメモから、やること、担当の候補、期限、準備する物を出して。今ある練習用ToDoと似てたら、二重に作らず横に候補を見せて。元の問い合わせへ戻るボタンも欲しい。担当も期限も、まだ確定しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
問い合わせ原文へ戻れるToDo候補と、やること・担当候補・期限・準備物・重複候補を並べた確認画面
まず自分で試す
受付一件から作られたToDo候補の四項目を読む
「原文を見る」を押して、同じ受付番号の問い合わせへ戻る
重複候補を開き、今回の候補と既存ToDoを並べて比べる
担当候補を一つ変え、未承認のまま保存されるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
ToDo候補と重複候補が並んだら
似ている理由を、同じ受付番号、近い要件、近い期限のどれかで見せて。統合するか別にするかは人が選ぶまで待って。
送った後に試す
重複候補を一件開き、元のToDoと今回の原文を両方読む
候補の内容を直したら
直した候補だけ保存して、未承認の印を残して。教材ToDoへはまだ登録しないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
担当候補の理由がほしい
「担当候補の横に、どの受付内容や役割から選んだか一行で出して」
仕事を細かく分けたい
「一つの候補が二つの動詞を含む時だけ、分ける案を横に出して」
準備物だけ先に見たい
「準備物がある候補だけに、小さな「準備あり」の文字を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
受付一件から、やること・担当候補・期限・準備物が並んだ
候補から同じ受付番号の原文へ戻れた
似た既存ToDoと、その候補になった理由を画面で比べられた
候補を直しても「未承認」のままで、まだ登録されていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
このToDo候補と重複確認画面を、完成フォルダの「受付センター」へ「03_ToDo候補」として保存して。原文へ戻れた結果、比べた重複一件、人がまだ承認していない項目も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
普段いちばん二重登録しやすい仕事を一つだけ選び、今の重複候補の見比べ方に当てはめます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
空き時間とぶつからない予定候補を作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この仕事、いつ入れるかも候補が欲しい。希望日時と今ある予定を見比べて、ぶつからない時間をいくつか出して。まだ登録はしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
同じ受付番号の原文、希望日時、期限、担当候補、準備物を予定候補へ渡します。
できるようになること
仕事の候補に、既存予定と競合しない時間の選択肢が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.144「希望の日時を、空いている時間と重ならない候補にしよう」