希望の日時を、空いている時間と重ならない候補にしよう
今日手元に残るもの
日時、所要時間、参加者、場所、準備物と既存予定の競合を並べて比べられる、未登録の承認待ち予定
時間の目安
予定候補の比較まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
日時、所要時間、参加者、場所、準備物と既存予定の競合を並べて比べられる、未登録の承認待ち予定
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.143の「03_ToDo候補」から、受付番号、希望日時、担当候補、期限、準備物を引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この受付、予定にしようとして空き時間を探すところで止まる。希望日時と練習用の予定表を比べて、日時、かかる時間、参加する人、場所、準備物がそろった候補を並べて。重なってる候補は隠さず警告して。カレンダーにはまだ入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
日時、所要時間、参加者、場所、準備物と既存予定の競合を並べて比べられる、未登録の承認待ち予定
まず自分で試す
候補を一つずつ開き、日時、所要時間、参加者、場所、準備物を読む
競合警告から重なった既存予定を開いて比べる
参加者を一人変え、競合の再確認を動かす
候補を一つ選び、未登録の「承認待ち」と表示されるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
候補時刻がいくつか並んだら
一つ選んで参加者と場所を変えてみたい。変更したら競合をもう一度見て、「承認待ち」に戻して。
送った後に試す
参加者を一人変え、変更前には無かった競合警告が出るか確かめる
空きが一つも無かったら
無理に時間を作らず、希望条件のどこを聞き直すかだけ候補にして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
候補を横に比べたい
「三つまでを同じ行に並べて、違う所だけ目立たせて」
準備時間も気になる
「本番の前に必要な準備時間を、予定とは別の一行で見せて」
聞き直す条件が多い
「空きが無い時は、最初に確認する条件を一つだけ上へ出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
各候補に日時、所要時間、参加者、場所、準備物が表示された
競合警告から、重なっている練習用予定を開いて確かめた
参加者を変えたあとに競合判定が更新された
選んだ予定が「承認待ち」で、まだ登録されていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
この予定比較と競合警告を、完成フォルダの「受付センター」へ「04_承認待ち予定」で保存して。選んだ候補、見つけた競合、未確認の条件、まだカレンダー未登録であることも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の予定で見落としやすい条件を、参加者・場所・準備物から一つだけ選んで比較欄へ置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
返信と社内連絡の下書きをそろえよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受付に返すお礼と、足りないことの聞き返しと、担当への連絡を三つ下書きして。相手や日時を元の文と照らせるようにして。送らないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
受付原文、抽出結果、ToDo候補、選んだ予定候補と未確認条件を使います。
できるようになること
受付のお礼、聞き返し、担当者への通知を同じ根拠から確認できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.145「受付のお礼・聞き返し・社内連絡をまとめて作ろう」