受付のお礼・聞き返し・社内連絡をまとめて作ろう
今日手元に残るもの
受付確認、追加質問、担当者通知を、原文・抽出結果と照らして送信先、約束、日時、禁止情報を確認できる下書き画面
時間の目安
三つの下書きまで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
受付確認、追加質問、担当者通知を、原文・抽出結果と照らして送信先、約束、日時、禁止情報を確認できる下書き画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.144の「04_承認待ち予定」と、同じ受付番号の原文・受付メモ・ToDo候補を開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
09_問い合わせ返信の文面集.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
返事と社内連絡を別々に書くと、日時も約束もずれる。この受付へのお礼、分からない所の聞き返し、担当への連絡を三つ下書きして。送る相手、約束っぽい言葉、日時、外へ出しちゃだめな情報は横で確認できるように。まだ一通も送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
受付確認、追加質問、担当者通知を、原文・抽出結果と照らして送信先、約束、日時、禁止情報を確認できる下書き画面
まず自分で試す
お礼、追加質問、担当者通知を順に開いて宛先を読む
約束と日時の確認欄から、原文または予定候補へ戻る
禁止情報の警告が付いた一文を削り、警告が消えるか見る
三つの下書きすべてが未送信だと状態欄で確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三つの下書きができたら
元の問い合わせと横に並べて、こちらが勝手に約束を増やした所がないか印を付けて。日時が未確認なら断定せず聞き返しへ回して。
送った後に試す
三つの下書きにある日時と約束を、原文と予定候補で一つずつ照合する
社内連絡に余計な情報が入ったら
担当に必要な内容だけ残して、連絡先や個人の事情は必要な時だけ見られる別欄へ分けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
下書きの違いが分かりにくい
「相手向け、聞き返し、社内向けの目的を各下書きの先頭に一行で出して」
約束表現が怖い
「「必ず」「確定」「間違いなく」が入ったら、根拠へ戻る警告を出して」
確認済みを見分けたい
「自分で照合した項目だけに確認済みの印を付けられるようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
目的の違う三つの下書きを開いて宛先を確認できた
日時と約束を原文・抽出結果・予定候補へ戻って照合した
禁止情報の警告が付いた箇所を直し、再確認できた
三つとも「未送信」で止まっていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この返信・聞き返し・社内通知の三下書きを、完成フォルダの「受付センター」へ「05_照合済み下書き」で保存して。照合した日時と約束、削った禁止情報、残る未確認事項、全件未送信も記録して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分が一番言い過ぎやすい返答を一種類だけ選び、約束表現の警告対象へ置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
人が認めた項目だけ実行しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
候補のままじゃ終われないけど、勝手にも動かしたくない。ToDoと予定と返信を別々に確認して、俺がOKした物だけ教材ツールで実行して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
未承認のToDo、承認待ち予定、未送信下書きと、それぞれの根拠・確認状態を渡します。
できるようになること
承認された項目だけを教材ツールへ反映し、成功も失敗も受付へ戻せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.146「人が見てOKした予定や返信だけ、カレンダーや相手へ送ろう」