問い合わせから予定・仕事・返信までつながる受付センターを完成させよう
今日手元に残るもの
電話記録・メール・フォーム・LINE想定のうち二経路以上を、抽出、承認、登録、返信、有人引き継ぎまで通せる統合受付センターと処理ログ、停止・復帰ガイド
時間の目安
二経路の通し確認と手順まで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
電話記録・メール・フォーム・LINE想定のうち二経路以上を、抽出、承認、登録、返信、有人引き継ぎまで通せる統合受付センターと処理ログ、停止・復帰ガイド
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.141〜149で完成フォルダに残した統合受信箱、受付メモ、ToDo候補、予定候補、下書き、実行画面、LINE会話、復旧試験、接続管理を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
全部つないで終わりまで回そう。電話記録、メール、フォーム、LINE想定から二つ以上選んで、受付、要点、仕事と予定と返事の候補、人のOK、教材登録、返事、人への引き継ぎまで。同じ番号とログが切れないか見たい。途中で全部止めるボタンと、接続を切って手で続ける案内も入れて。まだ公開も外部送信もしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
電話記録・メール・フォーム・LINE想定のうち二経路以上を、抽出、承認、登録、返信、有人引き継ぎまで通せる統合受付センターと処理ログ、停止・復帰ガイド
まず自分で試す
異なる入口の架空受付を二件選び、抽出から最終状態まで通す
一件をFAQ回答で終え、もう一件を同じ番号のまま人へ引き継ぐ
各受付の承認、登録、送信、失敗、取消しの有無を処理ログでたどる
全体停止中に新規取込みと書込みを試し、どちらも止まるか見る
接続解除後の手作業復帰ガイドを上から実行して、受付が残るか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
二経路を通しで動かせたら
片方はFAQで完了、もう片方は答えられず人へ渡す流れにして、承認・登録・送信・取消しのログを受付番号ごとに並べて。
送った後に試す
二つの受付番号を別々に開き、入口から最後の状態まで順にたどる
通し確認が終わったら
停止ボタンを押して新しい取込みと書込みを試し、両方止まるか見る。そのあと、接続解除と手作業復帰の順番を一枚にまとめて。削除はしないで。
送った後に試す
停止中に新しい受付とToDo登録を一件ずつ試し、止まる表示を見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
流れを追いにくい
「受付番号を押したら、受信から最終状態までを一列の流れで見せて」
停止中だと気づきにくい
「停止中は全画面の上に、止まっている処理と再開には人の確認が要ることを出して」
手作業の担当が分からない
「復帰ガイドの各行に、前章の役割から担当候補だけを付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
二経路以上の架空受付を、抽出・承認・登録・返信または有人引き継ぎまで自分で通した
二件とも受信から最終状態まで同じ受付番号で追えた
停止中の新規取込みと書込みが実際に止まった
接続解除・手作業復帰ガイドを使い、未処理受付を消さずに手作業へ戻れた
Workで作った物を保存するプロンプト
この統合受付センター、二経路の通し記録、受付番号ごとの処理ログ、全体停止、接続解除・手作業復帰ガイドを、完成フォルダの「受付センター」へ「10_統合受付センター_最終版」として保存して。教材内だけで試し、未公開・外部未送信であること、残る未確認事項も表紙へ書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に試す時は、いちばん件数の少ない二入口だけへ置き換え、担当者一人と承認者一人で小さく通します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
受付センターに、承認済み資料の本棚をつなごう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受付センターで答える前に、会社で使っていい資料だけ置く本棚が要る。まず資料名と版と持ち主が見える形を考えて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
受付番号、原文、人の承認待ち、送信・登録・取消しログ、停止と手作業復帰の手順を次章へ渡します。
できるようになること
問い合わせに資料の根拠を添えて答え、答えられない時は同じ番号で人へ渡せるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.151「会社で認めた資料だけを、AIが読める本棚に入れよう」