会社で認めた資料だけを、AIが読める本棚に入れよう
今日手元に残るもの
承認済みの教材用規程、会社・商品案内、FAQについて文書名、版、更新日、所有者、利用可否を表示し、検索と版確認ができる参照資料ライブラリ
時間の目安
最初の資料本棚まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
承認済みの教材用規程、会社・商品案内、FAQについて文書名、版、更新日、所有者、利用可否を表示し、検索と版確認ができる参照資料ライブラリ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.150の受付センターから、受付番号、原文、人の承認待ち、送信・登録・取消しログと停止手順を引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
AIに何でも読ませる前に、使っていい教材資料だけの本棚が欲しい。この会社案内、料金、AIルール、返信例を並べて、資料名、版、更新日、持ち主、回答に使っていいかを見せて。分からない欄は勝手に作らず「未確認」で止めて。まだ実在の社内資料は入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
承認済みの教材用規程、会社・商品案内、FAQについて文書名、版、更新日、所有者、利用可否を表示し、検索と版確認ができる参照資料ライブラリ
まず自分で試す
教材資料を四件登録し、文書名、版、更新日、所有者、利用可否を順に見る
話題の言葉で検索し、該当する資料だけになるか確かめる
利用不可の資料を回答対象に切り替えようとして、確認待ちで止まる画面を見る
未確認の項目から元資料を開き、書かれていないことを自分で確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
四つの資料が本棚に並んだら
資料名か話題で検索して、使っていい資料だけを回答対象にできる切替を付けて。利用可否を変えるのは資料管理者が確認するまで実行しないで。
送った後に試す
四資料を一件ずつ開き、表示された版と更新日の根拠が材料内にあるか確かめる
資料の持ち主が分からなかったら
適当な部署名で埋めず「所有者未確認」にして、確認を頼む欄だけ出して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
最新版を見分けたい
「同じ資料名がある時は、版と更新日を横に並べて比べられるようにして」
使えない理由も残したい
「利用不可の資料に、止めた理由を一行だけ付けられるようにして」
未確認だけ探したい
「所有者か版が未確認の資料だけを絞るボタンを置いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
四つの教材資料が五項目つきで本棚に並んだ
検索結果から元資料を開き、版と更新日を自分で確かめた
資料にない項目が「未確認」と表示された
利用可否の変更が資料管理者の確認待ちで止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
この参照資料ライブラリを、完成フォルダの「根拠つきAI窓口」へ「01_承認済み資料本棚」として保存して。登録した四資料、版を確かめた結果、所有者など未確認の欄、利用可否の変更は未実行であることも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の仕事で回答根拠にしたい資料を一種類だけ選び、今の本棚の一段へ置き換えて考えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
答えと一緒に根拠を見せよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この本棚だけを使って質問に一回答えて。答えの下に、どの資料のどの箇所と版なのか押して見られる形にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
利用可の教材資料と、その文書名・版・更新日・所有者を回答の検索対象にします。
できるようになること
一つの質問へ答えるたび、使った資料と該当箇所をその場で確かめられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.152「会社資料室を、すぐ答えて元の資料も見せるAI窓口にしよう」