よく聞かれる質問から、次に用意する答えが見えるようにしよう
今日手元に残るもの
質問をテーマ、回答可否、緊急度、資料不足へ分け、個人を特定しない件数・未回答一覧・FAQ改善候補を示すダッシュボード
時間の目安
FAQ改善画面まで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
質問をテーマ、回答可否、緊急度、資料不足へ分け、個人を特定しない件数・未回答一覧・FAQ改善候補を示すダッシュボード
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.155までの練習会話と、Lv.150から続く受付番号・有人引き継ぎ状態を集計対象にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
窓口に何が足りないか見たい。練習の質問を、話題、答えられたか、急ぎか、資料が足りないかで分けて、件数と未回答とFAQに足せそうな候補を一画面にして。名前や連絡先や会話全文では集計しないで。元の受付は権限のある人だけ戻れる形で。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
質問をテーマ、回答可否、緊急度、資料不足へ分け、個人を特定しない件数・未回答一覧・FAQ改善候補を示すダッシュボード
まず自分で試す
テーマ別の件数を数え、元の練習質問数と合うか確かめる
回答不能だけに絞り、理由別の内訳を開く
資料不足の一件を押し、個人情報を出さず不足資料を見る
FAQ改善候補を一件選び、資料管理者の確認待ちへ送る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
集計が表示されたら
未回答が多い話題を一つ押して、足りない資料の種類と有人対応の受付だけを見せて。誰の質問かは出さないで。
送った後に試す
集計の件数と元の練習会話の件数を数えて照合する
FAQ候補ができたら
候補を自動で本棚へ入れず、根拠資料と所有者をそろえる確認待ちにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
件数だけでは優先しにくい
「件数と回答不能の割合を並べて、どちらでも並べ替えられるようにして」
元の例を確認したい
「個人情報を除いた短い質問例だけを、テーマごとに一つ見せて」
候補の担当を決めたい
「不足資料の所有者から、確認を頼む相手の候補だけを出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
質問が四つの観点で分類され、元の件数と集計が合った
未回答一覧から、資料不足と個別判断を分けて見られた
集計画面に名前、連絡先、会話全文が出ていなかった
FAQ候補が資料管理者の確認待ちで止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
この匿名のFAQ改善ダッシュボードを、完成フォルダの「根拠つきAI窓口」へ「06_未回答と資料不足」として保存して。元件数との照合結果、未回答理由、確認待ちにしたFAQ候補、個人情報を集計していないことも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
改善したい話題を一つだけ選び、今のテーマ分類の名前へ置き換えて未回答理由を眺めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
古い資料を止めて更新依頼へ回そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
本棚が古くなった時の止め方も要る。期限切れ、改訂あり、持ち主不明を見つけたら、その資料で答えず更新待ちにして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
本棚の版・更新日・所有者・利用可否と、資料不足・FAQ改善候補を資料管理へ戻します。
できるようになること
失効や改訂、所有者不明を見つけたら回答を止め、更新待ちにできます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.157「古くなった資料では答えず、更新を知らせてくれるようにしよう」