古くなった資料では答えず、更新を知らせてくれるようにしよう
今日手元に残るもの
失効日、改訂版、所有者不明を検知し、古い資料による回答を止めて鮮度警告・利用停止・更新待ちを表示する資料管理画面
時間の目安
鮮度警告と更新待ちまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
失効日、改訂版、所有者不明を検知し、古い資料による回答を止めて鮮度警告・利用停止・更新待ちを表示する資料管理画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.151の資料本棚、Lv.153の版比較、Lv.156の資料不足と更新候補を一つの資料管理画面で開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
資料が古いまま答えるのを止めたい。教材本棚で、失効日を過ぎた、改訂版がある、持ち主が分からない、を練習状態で作って、鮮度の警告を出して。その資料での新しい回答は止め、持ち主か資料管理者への更新依頼だけ下書きして。勝手に差し替えないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
失効日、改訂版、所有者不明を検知し、古い資料による回答を止めて鮮度警告・利用停止・更新待ちを表示する資料管理画面
まず自分で試す
失効、改訂あり、所有者不明の練習状態を一件ずつ選ぶ
失効資料を利用停止にし、その資料への質問を入れる
改訂版候補を旧版と並べ、利用可否が未承認のままか見る
更新依頼を開き、資料名、問題、依頼先、元の版がそろうか確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三種類の鮮度警告が出たら
失効した一件を利用停止にして質問を試す。古い答えを返さず、更新待ちと相談先が出るか見せて。
送った後に試す
停止前の過去回答と、停止後の新しい質問の結果を見比べる
改訂版候補が見つかったら
旧版と候補版を並べ、所有者が利用可にするまで回答対象を切り替えないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
止まる前に気づきたい
「失効が近い資料を、本棚の上へ先に集めて」
影響する回答を知りたい
「利用停止した資料を使った過去回答の件数だけを表示して」
更新後を確認したい
「新版を承認したら、旧版で止まった質問の再評価候補を出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
失効、改訂あり、所有者不明の三状態が別々に警告された
失効資料への新しい質問が回答されず、更新待ちで止まった
新版候補が所有者の確認前には回答対象へ切り替わらなかった
旧版を使った過去回答と根拠は履歴から読めた
Workで作った物を保存するプロンプト
この鮮度警告・利用停止・更新待ち画面を、完成フォルダの「根拠つきAI窓口」へ「07_資料鮮度と更新」で保存して。三状態の結果、止めた新規回答、未承認の新版候補、残した過去根拠も記録して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の仕事で更新忘れが怖い資料を一つだけ選び、鮮度確認の対象へ置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
三十問以上で窓口を試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
ここまでの窓口を、簡単な質問だけじゃなく三十問以上で試したい。難しいのと境界と対象外も混ぜて、答えと根拠を一件ずつ採点して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
回答、根拠、矛盾、回答不能、条件履歴、利用停止と更新待ちを評価対象にします。
できるようになること
通常だけでなく難しい・境界・対象外を含む問題別の結果が数字で見えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.158「本当に来そうな30の質問で、AI窓口を試してみよう」