頼んだ仕事が、受付から完了まで今どこにあるか見えるようにしよう
今日手元に残るもの
受付・担当部署・審査・承認・実行準備・完了の各レーンに、練習案件の現在地が並ぶ業務ボード
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
受付・担当部署・審査・承認・実行準備・完了の各レーンに、練習案件の現在地が並ぶ業務ボード
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.160のAI窓口から、人へ引き継いだ受付番号と未解決事項を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
07_会議_案件_進捗.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
AI窓口から人へ回った仕事、その後どこにあるか見えない。受付、担当部署、審査、承認、準備、完了の列を作って、この案件表の架空案件を並べて。カードには案件番号、今の担当、次に待つことだけ。勝手に完了へ動かさないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
受付・担当部署・審査・承認・実行準備・完了の各レーンに、練習案件の現在地が並ぶ業務ボード
自分で試すのは、これだけ
案件一件を次のレーンへ動かす
受付番号で同じカードを検索する
完了へ動かす前に必要な状態を確認する
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
列が多くて見づらい
「今いる列と次の列だけカードで強く見せて」
止まり理由がない
「カードに「誰の何待ち」を一行足して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
練習案件が一つのレーンにだけ並んだ
受付番号検索で同じカードを開けた
移動後も担当と待ち理由が残った
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「161_部署別業務ボード」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社の購入依頼など部署を二つ以上またぐ仕事一種類だけへ置き換え、今どこで待っているかを出します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
案件番号へ資料と会話を集めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この案件番号を開いたら、受付内容、添付、コメント、判断、できた物が全部見える詳細にして。どこから来た情報かも横に出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
業務ボードの案件番号、現在地、担当、待ち理由を使います。
できるようになること
カードを開くと、受付から出力までの材料が一か所で見つかります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.162「一つの番号で、資料も会話も決まったことも見つかるようにしよう」