答えの理由を見せ、困った時は人につなぐAI窓口を完成させよう
今日手元に残るもの
利用者・担当者・資料管理者の三役で質問、根拠確認、保留、有人引き継ぎ、資料更新、再評価を通せるAI問い合わせ窓口と30問以上の評価、停止・書出し手順
時間の目安
三役の通し確認と手順まで 70〜100分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
利用者・担当者・資料管理者の三役で質問、根拠確認、保留、有人引き継ぎ、資料更新、再評価を通せるAI問い合わせ窓口と30問以上の評価、停止・書出し手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.151〜159で完成フォルダに残した資料本棚、根拠回答、三つの出口、会話、FAQ改善、鮮度管理、30問評価、有人対応候補を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げに三役で一周したい。利用者が質問、担当が根拠と保留を見て人へ引き継ぐ、資料管理者が古い資料を止めて更新し、同じ質問をもう一回評価するところまで。三十問以上の結果も残して。全体停止とデータ書出しも付けて、まだ公開も外部送信もしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
利用者・担当者・資料管理者の三役で質問、根拠確認、保留、有人引き継ぎ、資料更新、再評価を通せるAI問い合わせ窓口と30問以上の評価、停止・書出し手順
まず自分で試す
三つの役割を切り替え、四種類の質問を最初から最後まで通す
資料管理者で旧版を止め、承認した更新後に対象質問を再評価する
30問以上の前回結果と更新後結果を並べ、変わった問題を開く
全体停止中に新しい質問と教材登録を試し、どちらも止まるか見る
自分の受付と根拠履歴を書き出し、他の利用者の内容が入っていないか読む
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三役の通しが動いたら
根拠ありで答えられる一件、情報不足で聞き返す一件、個別判断で人へ渡す一件、古い資料で止まる一件を順に通して、受付番号と役割の履歴を見せて。
送った後に試す
四件の受付を各役割で開き、見える情報とできる操作を比べる
資料更新後の再評価まで終わったら
全体停止中に質問と教材登録を試し、両方止まるか見る。そのあと自分の受付と根拠履歴だけを書き出し、他人の情報が混ざらないか開いて確認して。公開はしないで。
送った後に試す
停止表示を見てから二操作を試し、書き出したファイルを自分で開く
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
役割の切替を見失う
「画面上部に今の役割と、その役割ができる操作だけを常に表示して」
再評価の差を知りたい
「資料更新で結果が変わった問題だけを、前後の根拠と一緒に並べて」
停止後の再開が怖い
「再開前に、止めた理由と未処理件数を人が確認する画面を出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
利用者、担当者、資料管理者の三役で四種類の質問を通した
旧版停止、資料更新、人の承認、再評価が履歴を消さずにつながった
全体停止中の新規回答と教材登録が実際に止まった
書き出したファイルに、自分の受付と根拠履歴だけが入っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
このAI問い合わせ窓口、三役四ケースの通し記録、30問以上の更新前後評価、資料更新・全体停止・データ書出し手順を、完成フォルダの「根拠つきAI窓口」へ「10_根拠と有人引き継ぎ_最終版」として保存して。教材内だけで確認し、未公開・外部未送信であること、未確認事項も表紙に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に試すなら、承認済み資料一種類と質問テーマ一種類だけへ置き換え、三役で小さく再現します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
有人対応を部署別の仕事ボードへ渡そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
人へ渡した後も迷子にしたくない。同じ受付番号のまま、受付、担当部署、審査、承認、実行準備、完了を並べるボードにして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
AI回答、根拠、回答不能、有人引き継ぎ、資料更新と再評価の記録を同じ受付番号で渡します。
できるようになること
人へ渡した仕事が、担当部署・審査・承認・実行準備のどこにあるか見えるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.161「頼んだ仕事が、受付から完了まで今どこにあるか見えるようにしよう」