一つの番号で、資料も会話も決まったことも見つかるようにしよう
今日手元に残るもの
受付内容、添付、コメント、判断、出力が同じ案件番号でつながり、情報源を開ける案件詳細画面
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
受付内容、添付、コメント、判断、出力が同じ案件番号でつながり、情報源を開ける案件詳細画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.161の業務ボードから練習案件一件と受付番号を開きます。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
この案件、部署を移るたびに資料と話が散らばる。受付内容、添付、コメント、誰が何を決めたか、できた物を一つの番号の中に並べて。各行に出どころを付けて、押したら元の資料や会話へ戻れるように。コピーして別番号にしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
受付内容、添付、コメント、判断、出力が同じ案件番号でつながり、情報源を開ける案件詳細画面
自分で試すのは、これだけ
添付から元ファイルを開く
判断行から決定理由と操作者をたどる
部署レーンを移して詳細が同じか比べる
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
情報が多すぎる
「受付、審査、決定、出力の順で畳める見出しを付けて」
最新版が分からない
「出力には版と更新時刻を付け、現行だけ先に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
五種類の情報が同じ案件番号内にあった
情報源から正しい元資料へ戻れた
レーン移動後も詳細と履歴が残った
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「162_案件番号つき詳細画面」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自社の一案件について、メール添付一個と決定一個だけを同じ番号へ置き換えて追えるか試します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
役割ごとの今日の仕事を分けよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
申請する人、実行する人、IT、法務か管理、承認する人で、今日見る案件と押せるボタンを分けて。まず四役で他人の操作が見えないか試したい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
案件の現在地、資料、コメント、判断、出力を使います。
できるようになること
全情報を見る詳細から、自分に必要な操作だけのホーム画面が生まれます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.163「自分の役割に合う「今日の仕事」だけ見えるようにしよう」