IT・法務・経理に、同時に確認してもらえるようにしよう
今日手元に残るもの
IT・法務管理・経理などの回答、未回答、コメント、期限を一案件へ集める並行審査画面
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
IT・法務管理・経理などの回答、未回答、コメント、期限を一案件へ集める並行審査画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.164の必要審査候補と案件番号を使い、三部署へ確認待ちを作ります。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
この案件、ITと法務・管理と経理に同時に見てもらう形にして。順番に回さず、各部署の質問、回答、まだ返ってない所、期限を同じ案件に並べて。通知は教材用の下書きまで。回答がそろってないのに次へ進めないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
IT・法務管理・経理などの回答、未回答、コメント、期限を一案件へ集める並行審査画面
自分で試すのは、これだけ
三部署のうち二部署だけ回答する
未回答部署と期限警告を見る
回答コメントから元の審査項目へ戻る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
回答がばらばら
「部署ごとに結論、条件、未確認を同じ順で並べて」
期限警告が強すぎる
「期限前、当日、超過を文字と印で分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
三部署の回答・未回答・期限が一画面に出た
二部署回答でも案件は審査中に止まった
各コメントから同じ案件の審査項目へ戻れた
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「165_並行審査画面」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社ではITと経理など実際によく同時確認する二部署だけへ置き換え、未回答時に止まるかを見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
必要なOKがそろうまで実行を止めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
必要なOKが一つでも欠けたら次へ進めないようにして。全部そろった時だけ、担当割当て、ToDo、予定、文書の候補を作って。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
審査部署、回答、条件、未回答、期限を使います。
できるようになること
確認を集める画面に、全承認後だけ準備を作る門が付きます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.166「必要な人のOKが全部そろってから、仕事が進むようにしよう」