必要な人のOKが全部そろってから、仕事が進むようにしよう
今日手元に残るもの
必要な承認が全部そろった時だけ、担当・ToDo・予定・文書候補を作る承認ゲートと準備セット
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
必要な承認が全部そろった時だけ、担当・ToDo・予定・文書候補を作る承認ゲートと準備セット
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.165の三部署審査、未回答、条件つき回答を使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
必要な人のOKが全部そろうまで仕事を進めない門を作って。一個でも未回答や差戻しなら止める。全部OKになった時だけ、担当、ToDo、予定、作る文書を候補として出して。条件つきOKの条件も消さないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
必要な承認が全部そろった時だけ、担当・ToDo・予定・文書候補を作る承認ゲートと準備セット
自分で試すのは、これだけ
一承認を外して準備作成が止まるか試す
全承認をそろえ候補セットを開く
条件つき承認の条件が候補へ残るか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
何待ちか分からない
「止まっている理由と次に答える人を門の上へ出して」
準備が多すぎる
「最初に必要な物と後でよい物を分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
承認不足で状態が進まなかった
全承認後だけ準備セットが出た
条件つきOKの条件を候補と履歴で確認した
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「166_承認ゲートと準備セット」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社の一つの承認フローへ置き換え、必須承認者を二人だけ決めて欠けた時の停止を試します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
案件の質問と決定を一か所へ残そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この案件の中に質問と回答の場所を作って。添付も置けて、最後に誰が何を決めたか理由つきで残して。関係ない役には見せないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
案件番号、役割、審査回答、承認条件、準備候補を使います。
できるようになること
メールへ散る質問が、案件内の会話と決定ログになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.167「部署をまたいでも、質問や決まったことが一か所に残るようにしよう」