部署をまたいでも、質問や決まったことが一か所に残るようにしよう
今日手元に残るもの
関係者だけが見られる案件内スレッド、添付、質問回答、理由つき決定ログ
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
関係者だけが見られる案件内スレッド、添付、質問回答、理由つき決定ログ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.166の案件番号、審査コメント、承認条件、準備候補を一つの会話へまとめます。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
この案件の話がメールへ散らばらないようにしたい。質問、回答、添付、最後に決めたことと理由を案件の中へ時刻順で残して。関係者だけに見せて、決定は後から上書きせず訂正として足して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
関係者だけが見られる案件内スレッド、添付、質問回答、理由つき決定ログ
自分で試すのは、これだけ
別役でスレッドの見える範囲を比べる
添付から元ファイルを開く
決定を訂正し旧記録が残るか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
会話が長い
「質問中、回答済み、決定の三つで絞れるようにして」
決定を探せない
「最新の決定だけ上に要約し元の会話へ戻れるようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
役割ごとに見える会話範囲が違った
添付と決定から元記録へ戻れた
訂正前後と理由が時系列に残った
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「167_案件スレッドと決定ログ」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では会議後の決定一つだけを案件ログへ置き換え、理由と訂正履歴を残します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
社長が止まり場所を見つける画面を作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
部署ごとの件数、何日止まってるか、期限超過、差戻し、確認待ち、完了までの時間を一枚にして。数字を押したら元案件へ戻れるように。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
部署レーン、期限、差戻し、完了時間、確認待ちを集計に使います。
できるようになること
一案件の詳細から、全部署の滞留を見渡す画面へ広がります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.168「社長が開くだけで、仕事が止まっている場所が分かる画面を作ろう」