社長が開くだけで、仕事が止まっている場所が分かる画面を作ろう
今日手元に残るもの
部署別件数・滞留・期限超過・差戻し・完了時間・確認待ちから元案件へ移れる部門横断ダッシュボード
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
部署別件数・滞留・期限超過・差戻し・完了時間・確認待ちから元案件へ移れる部門横断ダッシュボード
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.161〜167の案件状態と時刻、差戻し、確認待ちを集計します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
社長が開いて、どこで仕事が止まってるかすぐ分かる画面がほしい。部署別件数、滞留日数、期限超過、差戻し、完了までの時間、誰かの確認待ちを出して。数字を押したら、その数字になった案件一覧へ戻れるように。人の評価ランキングにはしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
部署別件数・滞留・期限超過・差戻し・完了時間・確認待ちから元案件へ移れる部門横断ダッシュボード
自分で試すのは、これだけ
期限超過件数から元案件を開く
期間を変え合計が一致するか見る
一案件の状態を直し集計が変わるか確かめる
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
数字が多い
「今止まっている件数と昨日から増えた物を先にして」
原因が見えない
「滞留の上位理由を三つだけ横に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
六指標を元案件の件数と照合した
集計値から該当案件へ戻れた
案件状態の変更が再集計へ反映された
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「168_部門横断ダッシュボード」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では「確認待ち日数」一指標だけへ置き換え、止まる理由を責めずに見つける画面から始めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
担当不在や接続失敗から戻れるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
接続失敗、承認者が休み、データ不足、期限超過、誤振分けを一件ずつ作って。代理、保留、取消し、手作業のどれで戻すか選べるように。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
滞留案件、期限、担当、審査、承認、決定ログを使います。
できるようになること
見つけた停止へ、代理・保留・取消し・手作業復帰の選択肢が付きます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.169「担当者が休みでも、仕事を止めずに引き継げるようにしよう」