担当者が休みでも、仕事を止めずに引き継げるようにしよう
今日手元に残るもの
接続失敗・承認者不在・データ不足・期限超過・誤振分けを扱う例外キュー、停止、代理・復旧ログ
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
接続失敗・承認者不在・データ不足・期限超過・誤振分けを扱う例外キュー、停止、代理・復旧ログ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.168で見つけた滞留案件と、Lv.167の決定ログを使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
担当が休みでも止まりっぱなしにしない練習をしたい。接続失敗、承認者不在、データ不足、期限超過、誤振分けを一件ずつ例外に入れて。代理へ渡す、保留、取消し、手作業へ戻すを人が選び、誰がなぜ選んだか残して。自動で代理を決めないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
接続失敗・承認者不在・データ不足・期限超過・誤振分けを扱う例外キュー、停止、代理・復旧ログ
自分で試すのは、これだけ
五例外を別々の方法で処理する
停止中案件が実行へ進まないか試す
代理対応から元担当と理由を開く
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
例外が埋もれる
「影響と期限で並べ、未対応だけを先にして」
選択が怖い
「各方法で変わる物と戻せるかを押す前に見せて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
五例外に人が復旧方法を選べた
停止中案件が新しい処理へ進まなかった
代理・保留・取消し・手作業の理由をログで追えた
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「169_例外キューと復旧ログ」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では担当者不在の一ケースだけへ置き換え、代理を誰が決めるかと手作業の戻り先を作ります。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
四つの立場で受付から復旧まで通そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
購入依頼を架空案件にして、申請、AI候補、ITと経理の確認、承認、実行準備、完了まで四役で通して。途中で担当不在を入れ、代理か手作業で戻して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
業務ボード、詳細、役割、AI振分け、審査、承認、会話、集計、例外復旧を統合します。
できるようになること
部品が、四役以上で使える一つの仕事ポータルになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.170「4つの立場で、受付から完了まで使える仕事ポータルを完成させよう」