4つの立場で、受付から完了まで使える仕事ポータルを完成させよう
今日手元に残るもの
四役以上で受付・振分け・並行審査・承認・実行準備・完了・例外復旧を通せる部門横断業務ポータル
時間の目安
最初の完成まで 45〜70分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
四役以上で受付・振分け・並行審査・承認・実行準備・完了・例外復旧を通せる部門横断業務ポータル
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.161〜169の業務ポータル部品、役割、試験記録を統合します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
ここまでの仕事ポータル、購入依頼の架空案件で通しにしたい。申請する人、IT、経理、承認する人、実行担当のうち四役以上で、受付からAIの候補、同時確認、全部のOK、準備、完了まで。途中で担当不在も起こし、止めて代理か手作業で戻して。まだ公開しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
四役以上で受付・振分け・並行審査・承認・実行準備・完了・例外復旧を通せる部門横断業務ポータル
まず自分で試す
四役以上へ切り替え正常案件を完了させる
未承認で実行準備が止まるか試す
担当不在から代理対応を記録する
案件番号で全履歴を書き出す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
正常例が完了したら
誤振分け、承認不足、接続失敗も一件ずつ通して。拒否・復旧・手作業の記録を正常例と並べて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
現在地を見失う
「案件画面の上に今の工程と次に待つ人を固定して」
引渡しが不安
「役割ごとの最初の一手を一枚の案内にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
四役以上で正常案件を受付から完了まで通せた
承認不足・誤振分け・接続失敗を止めて復旧できた
同じ案件番号で全工程と操作者を追えた
未公開・架空データ・未接続の表示が残った
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「170_部門横断仕事ポータル完成版」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社へ持ち込む時は一つの申請と二部署の確認だけへ置き換え、権限と停止を試してから利用者を増やします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
このポータルを、壊して試せる点検室へつなごう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
今のポータルで、空欄、重複、矛盾、危険、権限外を選んで試せる点検ページを作りたい。期待した結果と実際を横に残して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
役割、承認、振分け、実行、例外、ログ、手作業復帰を使います。
できるようになること
動くポータルに、正常と危険を繰り返し試す品質検査が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.171「よくあるミスをまとめて試せる、仕事ポータルの点検ページを作ろう」