仕事アプリを試す2〜5人と期間を決めて、小さく使い始めよう
今日手元に残るもの
2〜5人の教材ユーザーまたは承認済み試行者について、役割、利用期間、対象業務、権限、利用開始・終了を追える試行参加者パネル
時間の目安
2〜5人の試行範囲と権限確認まで 35〜50分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
2〜5人の教材ユーザーまたは承認済み試行者について、役割、利用期間、対象業務、権限、利用開始・終了を追える試行参加者パネル
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.182のオンボーディングと実技確認を、参加者が利用開始前に通す条件として引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
02_組織と役割.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
広げる前に、試す人と期間をちゃんと絞ろう。今は教材アカウントを2〜5人分だけ、役割、いつからいつまで、どの仕事だけ触れるか並べて。組織の承認と初回実技が済むまで利用開始にはしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
2〜5人の教材ユーザーまたは承認済み試行者について、役割、利用期間、対象業務、権限、利用開始・終了を追える試行参加者パネル
まず自分で試す
教材ユーザーを2〜5人の範囲で選び、役割・期間・対象業務を一件ずつ読む
未承認の参加者を開始しようとして、組織承認待ちで止まるか見る
役割外の画面と対象外業務の操作を試し、拒否ログを開く
承認と実技確認がそろった教材ユーザーだけ利用開始にする
期間終了の練習状態を作り、終了確認後に利用できなくなるか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
参加者候補と役割が並んだら
各人の見える画面と押せる操作を一覧にして、対象外の仕事、期間外、別の役割の直接URLを拒否する試験を付けて。
送った後に試す
役割を切り替え、対象外画面と直接URLが開かないことを試す
組織承認と実技確認がそろったら
利用開始を一人ずつ記録し、終了日を迎えた教材アカウントは自動実行せず停止候補にして、権限のある人が終了を確定する形にして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
誰が開始できるか迷う
「承認、実技確認、期間の三条件を参加者名の横へ並べて」
権限が広すぎないか見たい
「役割ごとに「見る」「入力する」「承認する」を分けて表示して」
終了忘れを防ぎたい
「終了が近い参加者だけを上へ集め、確定担当も出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
参加者数が2〜5人に収まり、各人の役割・期間・対象業務を確認できた
未承認と実技未完了の参加者は利用開始できなかった
役割外・期間外・対象外の操作が拒否され、理由をログで開けた
開始と終了の時刻・操作者・根拠が参加者ごとに残った
Workで作った物を保存するプロンプト
この試行参加者パネルを、完成フォルダの「少人数運用版」へ「03_参加者と権限期間」として保存して。2〜5人に限定できた結果、役割外を拒否できた一言、開始終了の記録、承認や実技で未確認の人も分けて残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際の試行へ移す時は、対象業務を一種類だけ自社の仕事に置き換え、参加者の同意と組織承認を取り直します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
複数日の利用を日ごとに見よう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この2〜5人の試行を複数日で見たい。日ごとに利用回数、完了率、誤り、遅れ、停止、費用を残して、異変とその日のメモも同じ画面にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
承認済み参加者、役割、利用期間、対象業務、開始・終了状態を日別記録の範囲にします。
できるようになること
利用回数だけでなく、完了・誤り・遅延・停止・費用を複数日にわたって追えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.184「数日使って、どれだけ役立ったか毎日見えるようにしよう」