会話に出た約束を、忘れない予定候補にしてみよう
今日手元に残るもの
日時・所要時間・参加者・準備物・場所がそろい、既存の会議と重なる候補に「重なり」印が付く、登録前の「予定候補表.xlsx」
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
日時・所要時間・参加者・準備物・場所がそろい、既存の会議と重なる候補に「重なり」印が付く、登録前の「予定候補表.xlsx」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.35で保存した「ToDo表.xlsx」を同じWorkで開き、集まらないと終わらない作業を候補の元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
会話に出た「近いうちに集まりましょう」を、忘れないうちに候補にしたい。日時、何分か、誰が出るか、持っていく物、場所を並べて。列は渡したExcelのカレンダー候補シートに合わせて、参加者と準備物と場所の列を足す形で。会議シートの日時と突き合わせて、ぶつかってるやつには重なり印を付けて。登録状態は「候補・未登録」のまま、カレンダーにはまだ入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
日時・所要時間・参加者・準備物・場所がそろい、既存の会議と重なる候補に「重なり」印が付く、登録前の「予定候補表.xlsx」
まず自分で試す
重なり印の付いた候補を1件選び、会議Excelの「会議」シートで同じ日時を探す
候補の所要時間を自分で30分に書き換え、重なり印が消えるか見る
準備物の欄を読み、当日それだけで足りるか自分で足し引きする
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
候補が並んだら
重なってる候補は、代わりの時間帯を2つまで出して。どっちも会議シートで空いてる所から選んで、選んだ理由も一言。決めるのは俺だから、おすすめに丸は付けないで。
代わりの時間帯まで出たら
俺のカレンダーにつなげられる画面なら、そっちの空きも見て、会議シートに載ってない予定とぶつかってないか確かめて。つなげないならつなげないって言って、会議シートだけで判断していい。どっちにしても見るだけ、まだ入れないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
候補が多い
「候補は1件につき3つまで。日付の早い順に並べて」
参加者が曖昧
「参加者を「必ず要る人」と「いれば良い人」に分けて」
場所が決まらない
「場所は会議室かオンラインかだけ選ぶ形にして、決まってないなら未定のままで」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
重なり印の候補を1件、会議Excelの日時と突き合わせて確かめられた
所要時間を自分で変え、重なり印の付き方が変わるのを見た
登録状態の列がどれも「候補・未登録」のままで、カレンダーに入っていないことを確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この予定候補表を、完成フォルダに「予定候補表.xlsx」で保存して。まだどれも登録していないことと、重なりが何件あるかを先頭に書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず「次いつ話しますか」で終わった相手ひとり分だけ、候補3つの形にして手元に置きます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この候補を、相手に伝える文にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この予定候補を、相手に送る前の文の形にしてみて。候補は3つ並べて、こっちで決め打ちしないで。まだ送らないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
予定候補表の日時と参加者、準備物を、そのまま連絡文の中身に使います。
できるようになること
出た人にも休んだ人にも、同じ話が過不足なく届く文が増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.37「参加した人にも休んだ人にも、ちょうどいい連絡文を作ろう」