参加した人にも休んだ人にも、ちょうどいい連絡文を作ろう
今日手元に残るもの
参加者向け・欠席者向け・上司向けに書き分けた、宛先を入れていない未送信の「フォロー文3種.md」(決定・お願い・期限・次回予定つき)
時間の目安
最初の完成まで 15〜25分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
参加者向け・欠席者向け・上司向けに書き分けた、宛先を入れていない未送信の「フォロー文3種.md」(決定・お願い・期限・次回予定つき)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.34の「決定・未決一覧.md」、Lv.35の「ToDo表.xlsx」、Lv.36の「予定候補表.xlsx」を同じChatへ渡します。
材料の入れ方前の完成物を使う
ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
会議や電話のあとの連絡、毎回ゼロから書いてて時間かかる。決まったこと、お願いしたいこと、いつまでか、次いつ集まるかを入れて、3通に書き分けて。出てた人、休んでた人、上司。休んでた人には前提から、上司には結論と困ってる所だけ。まだ確認できてない日付や金額は、確認中ってはっきり書いて。宛先はまだ入れないで、下書きのままで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
参加者向け・欠席者向け・上司向けに書き分けた、宛先を入れていない未送信の「フォロー文3種.md」(決定・お願い・期限・次回予定つき)
まず自分で試す
3通を並べて読み、期限の日付が同じかを自分で照らし合わせる
欠席者向けを声に出して読み、前提を知らない人に伝わるか確かめる
上司向けの最初の3行だけ読んで、結論が分かるか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
3通そろったら
3通を並べて、同じ事なのに書き方が食い違ってる所を教えて。特に期限と次回の日時。違ってたら、決定・未決一覧のほうを正として直して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
3通が似すぎ
「休んだ人向けだけ、いつ誰と何の話をしたかの前置きを足して」
お願いが伝わらない
「お願いは相手ごとに1件だけにして、期限を文の頭に出して」
固い
「決定と期限の書き方はそのままで、あいさつと締めだけ普段の自分の言い方にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
3通の期限と次回日時が、決定・未決一覧と同じだと自分で照合できた
欠席者向けを声に出して読み、前提から分かる文だと確かめた
3通とも宛先が空のままで、送っていないことを確かめた
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
Workで作った物を保存するプロンプト
この3通を、完成フォルダに「フォロー文3種.md」で保存して。どれも未送信なことと、まだ確認が取れていない日付がどの行かも書き添えて。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず欠席者が必ず出る定例1本だけ、休んだ人向けの1通をこの書き分けに置き換えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
文に書いた次回予定を、確認してから1件だけ入れよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この3通に書いた次回の日時、俺が1件だけ確認した前提で登録する手順を先に見せて。入れる前に、何がどこに入るか全部出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
フォロー文に書いた次回の日時と参加者を、そのまま登録する1件に使います。
できるようになること
候補のままだった予定が、自分で確かめた1件だけカレンダーに入ります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.38「確認できた予定だけ、カレンダーに入れてみよう」