確認できた予定だけ、カレンダーに入れてみよう
今日手元に残るもの
自分が承認した予定候補1件の登録結果と、誰がいつどの候補を承認したかが残る「登録記録.md」(個人の予定表につなげない画面では教材用の予定表へ同じ項目で登録)
時間の目安
確認から登録まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
自分が承認した予定候補1件の登録結果と、誰がいつどの候補を承認したかが残る「登録記録.md」(個人の予定表につなげない画面では教材用の予定表へ同じ項目で登録)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.36の「予定候補表.xlsx」から、重なり印の付いていない候補を1件だけ選んで持ち込みます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_02_予定変更確認票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
候補のうち、俺が確認した1件だけカレンダーに入れたい。入れる前に、件名、日時、所要、参加者、場所、備考が何になるか全部見せて。予定表につなげない画面なら、つなげないってはっきり言って。その時は渡した予定変更確認票と同じ項目で、教材用の予定表へ同じ内容を入れて。1件だけね、まとめて入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
自分が承認した予定候補1件の登録結果と、誰がいつどの候補を承認したかが残る「登録記録.md」(個人の予定表につなげない画面では教材用の予定表へ同じ項目で登録)
まず自分で試す
登録前の確認一覧で、日時と参加者を予定候補表の行と1つずつ突き合わせる
登録後に予定表を自分で開き、件名と時刻が合っているか目で見る
入れた1件を自分で消してみて、元に戻す手順を最後まで通す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
入る中身を全部見て、間違いがなかったら
中身はこれでいい、入れて。入れたあと実際に予定表を開いて、俺が確認した内容と合ってるか見せて。あと、消したい時と直したい時の押す順番も。
登録が終わったら
誰が、いつ、どの候補を承認して、どこへ入れたかを記録に残して。入れた1件だけ予定候補表の登録状態を「登録済み」に変えて、承認してない候補は「候補・未登録」のまま置いといて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
確認画面が雑
「登録前に、件名・日時・所要・参加者・場所・備考を一覧で全部出して」
どの候補か分からない
「登録記録に、予定候補表の何行目から来た予定かを書いて」
戻し方が分からない
「消し方と直し方を、押す順番だけで3行にまとめて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
登録前の確認一覧を、予定候補表の行と突き合わせて一致を確かめた
予定表を自分で開き、入った1件を目で見つけた
入れた1件を自分で消して戻すところまで一度通した
登録記録に、承認した人・時刻・元の候補の行が残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この登録記録を、完成フォルダに「登録記録.md」で保存して。個人の予定表と教材用のどちらへ入れたかと、未承認のまま残した候補の件数も書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分だけが出る予定1件から始め、他の人を巻き込む予定は相手の返事が来てから入れます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
入れてはいけない時に、止まるか試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
さっき入れたのと同じ予定を、もう一回入れようとしたらどうなる?先に予想を書いてから、実際にやってみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
登録記録と、承認してから入れる手順を、そのまま止める練習の的にします。
できるようになること
同意なしの録音や二重登録で、秘書が自分から止まるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.39「録音してはいけない時や、同じ予定がある時に止まる秘書にしよう」