録音してはいけない時や、同じ予定がある時に止まる秘書にしよう
今日手元に残るもの
同意なし録音・二重登録・日時違い・別人あての予定・給与の話の混入を架空例で試した「安全テスト記録.md」と、止まる条件を5つに書き出した「秘書ルール.md」
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
同意なし録音・二重登録・日時違い・別人あての予定・給与の話の混入を架空例で試した「安全テスト記録.md」と、止まる条件を5つに書き出した「秘書ルール.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.31〜38で作った文字起こし・要確認メモ・ToDo表・予定候補表・登録記録を、そのままテストの的として同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この安全メモ読んで思ったけど、うちの秘書、まずい時にちゃんと止まるのかな。架空データでわざと5つ試したい。録音していいか聞いてない会議、Lv.38で入れたのと同じ予定をもう一回、承認したのと日時が違うやつ、別の人あての予定、あと給与の話が混ざった会話。一個ずつやって、止まったか止まらなかったかを表にして。直すのは結果を全部見てから。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
同意なし録音・二重登録・日時違い・別人あての予定・給与の話の混入を架空例で試した「安全テスト記録.md」と、止まる条件を5つに書き出した「秘書ルール.md」
まず自分で試す
同じ予定をもう一度登録しようとして、二重登録の警告が出る画面を自分で見る
録音の同意が取れていない設定の会話を渡し、文字起こしが始まる前に止まるか確かめる
給与の話が混ざった会話で、フォロー文にその部分が出ていないか自分で探す
止めたあと、手で予定を元に戻す手順を最後まで自分でやる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
5件の結果が表になったら
止まらなかったやつだけ直して、同じテストをもう一回やって。直す前と後を並べて見せて。あと、渡したAI利用記録の帳票と同じ項目で、何を試して何が起きたかも残して。
送った後に試す
5件それぞれに「止まった/止まらなかった」が1件ずつ書かれているか見る
直したあとで
止まる条件を、秘書の処理ルールとして1枚に書き出して。誰が読んでも同じ所で止められる言い方で。人が決めることはどれかも分けて書いて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
止まる理由が分からない
「止まった時は、何の条件で止めたかと、次に人が何をすればいいかを画面に出して」
直したか追えない
「テスト記録に、試した日時と直した場所と、もう一度試した結果の列を足して」
ルールが長い
「処理ルールは、止まる条件を上から5つだけ、短い文にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
5件すべてに「止まった」か「直して再テストで止まった」の結果が残った
二重登録と日時違いは、止まる画面を自分の目で見た
給与の話がフォロー文から外れていることを、自分で本文を探して確かめた
止めたあと、予定を手で元に戻すところまで一度通せた
Workで作った物を保存するプロンプト
この5件のテスト記録と、直した箇所、止まる条件を書いた処理ルールを、完成フォルダへ「安全テスト記録.md」と「秘書ルール.md」で保存して。録音の同意と予定の確定は人が決めるという一文も入れて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
この5件から「自分の職場で一番起きそうな1件」を選び、次の会議の前に架空データのまま同僚と1回だけ再現します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
電話1本から最後まで、一度に通してみよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この秘書ルールのまま、別の電話1本を最初から最後まで通したい。始める前に、要る材料と止まる場所を先に並べて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
止まる条件を書いた「秘書ルール.md」と、テスト済みの手順一式をそのまま持ち込みます。
できるようになること
別の会話1本で、文字起こしからフォロー文までを一度に流せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.40「電話が終わったら、メモ・予定・連絡文がそろう秘書を完成させよう」