電話が終わったら、メモ・予定・連絡文がそろう秘書を完成させよう
今日手元に残るもの
練習用の電話1本から、文字起こし・要確認メモ・30秒サマリー・決定未決一覧・ToDo表・予定候補表・フォロー文3種・登録記録までが同じCALL_IDでそろう「AI秘書パック」と、他の人が同じ結果を出せる「秘書の使い方.md」
時間の目安
通しと手順書まで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
練習用の電話1本から、文字起こし・要確認メモ・30秒サマリー・決定未決一覧・ToDo表・予定候補表・フォロー文3種・登録記録までが同じCALL_IDでそろう「AI秘書パック」と、他の人が同じ結果を出せる「秘書の使い方.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.31〜39で完成フォルダに残した全部(文字起こし、要確認メモ、30秒サマリー、決定・未決一覧、ToDo表、予定候補表、フォロー文3種、登録記録、秘書ルール)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
電話の生メモ_03.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げ。今度は別の電話でやる、この電話の生メモ_03。文字起こしから、?印の要確認、30秒サマリー、決定と未決、ToDo表、予定候補、フォロー文3通、承認記録まで、最後まで一気に作って。秘書ルールで止まる所は今回もちゃんと止まって。予定を入れるのと送るのは、俺が確認するまでやらないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
練習用の電話1本から、文字起こし・要確認メモ・30秒サマリー・決定未決一覧・ToDo表・予定候補表・フォロー文3種・登録記録までが同じCALL_IDでそろう「AI秘書パック」と、他の人が同じ結果を出せる「秘書の使い方.md」
まず自分で試す
出そろった8つの成果物を一つずつ開き、同じCALL_IDでつながっているか確かめる
使い方の1枚だけを見ながら、自分の手でもう一度最初から通す
予定登録と送信の手前で止まった記録を、承認前と承認後で見比べる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一式が最後までそろったら
次は俺がいなくてもできるように、使い方を1枚にして。何を用意して、どの順で何を言って、どこで人が確認して、うまくいかない時どう戻すか。俺しか知らない前提は書かないで。
使い方の1枚ができたら
その使い方だけを見て、もう一回同じ電話でやり直して。1回目と2回目で違う所が出たら、そこが手順の抜けだから直して。
送った後に試す
1回目と2回目の成果物を並べ、違いが出た場所を見る
直した手順が使い方の1枚に書き足されているか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
一気に出て確かめきれない
「文字起こし、判断、連絡の3つに区切って、区切りごとに俺の確認を挟んで」
手順書が説明っぽい
「使い方は説明じゃなく、上から順に読めば同じ物ができる並びにして」
2回目で結果が変わる
「毎回変わってしまう所を先に挙げて、そこだけ決まった言い方に固定して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
8つの成果物がそろい、どれも同じ電話のIDでつながっていた
予定登録と送信が、自分が確認するまで止まっていた記録が残った
使い方の1枚だけを見て、自分でもう一度最初から通せた
2回目で違いが出た場所を直し、使い方に書き足した
Workで作った物を保存するプロンプト
この一式と使い方、2回通した時の違いの記録を、完成フォルダの「AI秘書パック」へまとめて保存して。全部練習用の架空の電話で、外へは何も送っていないことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に使うなら、まず自分が主催する定例1本だけを、相手に録音の許可を取ってからこの順番で回します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
秘書が作った物を、あとから探せる本棚にしまおう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このパックが会議のたびに増えていくとして、あとで探せる置き方の案を出して。まだ動かさないで、案だけ。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
AI秘書パックの成果物と「秘書の使い方.md」を、そのまま次の整理の対象にします。
できるようになること
会議のたびに増えるメモが、あとから探して見つかる置き場に変わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.41「バラバラの会社資料を、すぐ見つかる本棚にまとめよう」