バラバラの会社資料を、すぐ見つかる本棚にまとめよう
今日手元に残るもの
会社案内・料金表・業務マニュアル・規程・返信文面集を、資料名、種類、更新日、正式版かどうか、担当部署で引ける「資料本棚.xlsx」(本棚一覧と、分からない欄の一覧の2シート)
時間の目安
最初の完成まで 15〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
会社案内・料金表・業務マニュアル・規程・返信文面集を、資料名、種類、更新日、正式版かどうか、担当部署で引ける「資料本棚.xlsx」(本棚一覧と、分からない欄の一覧の2シート)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
この6つ、置き場所も名前もバラバラで毎回探してるんだよね。まず一覧の表にして。資料の名前、どういう種類か(会社案内とか料金とか手順とか規程とかFAQとか)、いつの版か、今使っていい正式版かどうか。ファイルの中に書いてないことは、それらしく埋めないで空けといて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
会社案内・料金表・業務マニュアル・規程・返信文面集を、資料名、種類、更新日、正式版かどうか、担当部署で引ける「資料本棚.xlsx」(本棚一覧と、分からない欄の一覧の2シート)
まず自分で試す
できた「資料本棚.xlsx」を開き、料金表の行から実際のPDFを開いて同じ資料か確かめる
種類の列で絞り込んで、規程にあたる資料が何本あるか自分で数える
「分からない欄」に残った資料を1本開き、更新日らしき記載を自分で探して本棚に書き足し、保存し直す
担当部署の列を上から読み、資料に書いてあった部署だけが入っているか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一覧の形になったら
これに、どこの部署の持ち物かの列も足して。あと、空いたままの所は別のシートに集めて、どの資料の何が埋まらなかったか並べて。「分からない欄」って名前でいい。
送った後に試す
「分からない欄」のシートを開き、どの資料の何が埋まらなかったか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
種類の分け方が細かすぎる
「種類は会社案内・料金・手順・規程・FAQの5つだけにして、迷ったものは手順に入れて」
更新日が入っていない
「資料の中で日付が書いてある場所を、その行ごとに書き添えて」
どれから見ればいいか分からない
「今の仕事で先に開く順に並べ替えて、上から3行に色を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
「資料本棚.xlsx」の料金表の行から元のPDFを開き、同じ資料だと確かめられた
種類の列で絞り込み、規程にあたる資料の本数を自分で数えられた
「分からない欄」シートに、資料から読み取れなかった項目が残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この一覧を完成フォルダに「資料本棚.xlsx」で保存して。読み込んだ6ファイルの名前と、更新日が埋まらなかった資料も一緒に書いておいて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署で今週開いた資料を5本だけ、いつもの呼び名のまま行に足します。共有フォルダの場所は、資料に書いてある物だけ入れます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
似た資料の新旧を見分けて、使う版を決めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この本棚の中で、内容がかぶってそうな資料の組をまず挙げてみて。どっちが新しいかはまだ決めなくていい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った「資料本棚.xlsx」の行と、種類の分け方をそのまま突き合わせに使います。
できるようになること
内容が似ている資料のどちらを見るかが決まり、古い方を止められます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.42「古い資料に迷わない、今使う資料だけの一覧を作ろう」