古い資料に迷わない、今使う資料だけの一覧を作ろう
今日手元に残るもの
内容が似た資料を組にして新旧を突き合わせた「正式版台帳.xlsx」(使う版・もう見ない版・判断待ちの3シート、もう見ない版には代わりに見る資料つき)
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
内容が似た資料を組にして新旧を突き合わせた「正式版台帳.xlsx」(使う版・もう見ない版・判断待ちの3シート、もう見ない版には代わりに見る資料つき)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.41で保存した「資料本棚.xlsx」を添付し、行と種類の分け方をそのまま引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
内容がかぶってる資料が多くて、どっちを見ればいいのか分からない。この4つと本棚を突き合わせて、似てる組を並べて。組ごとに更新日と、持ち主の部署と、いつからいつまで使う物なのかを出して、新しい方を「使う版」、古い方を「もう見ない版」に分けて。決め手が資料に無い組は勝手に決めないで、判断待ちに置いといて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
内容が似た資料を組にして新旧を突き合わせた「正式版台帳.xlsx」(使う版・もう見ない版・判断待ちの3シート、もう見ない版には代わりに見る資料つき)
まず自分で試す
使う版の1組を選び、新旧2つのファイルを両方開いて更新日を見比べる
もう見ない版の1行で、代わりに見る資料が書かれているか指で追う
判断待ちの組を1つ、自分で使う版へ動かして保存し直す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
使う版ともう見ない版に分かれたら
もう見ない版の行に、代わりにどれを見ればいいかを1行ずつ書き足して。判断待ちの組は、誰に聞けば決まるかまで書いて。決めるのはこっちね。
送った後に試す
もう見ない版の行を上から読み、代わりの資料が全部埋まっているか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どっちが新しいか分からない
「資料の中で日付が書いてある場所と、その文言をそのまま引用して並べて」
止めた理由が残らない
「もう見ない版の行に、止めた理由と止めた日を書く欄を足して」
組が多すぎる
「同じ話をしている組だけに絞って、少し似ている程度の組は外して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
使う版の1組で、新旧2つのファイルを開いて更新日の違いを自分で確かめた
もう見ない版のすべての行に、代わりに見る資料が書かれていた
判断待ちの組を自分で1つ決め、動かした結果が保存後も残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この台帳を完成フォルダに「正式版台帳.xlsx」で保存して。もう見ない版にした理由と、まだ決まっていない組が誰待ちなのかも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署のマニュアルと申請書の組だけを突き合わせます。止める判断は、その資料を作った部署に一声かけてからにします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この使う版だけを根拠に、質問へ答えてみよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この台帳の使う版だけを見て、「経費っていつまでに出せばいい?」に答えてみて。根拠になった資料名と、どのへんに書いてあったかも付けて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今決めた使う版の資料だけを、これから答えに使っていい材料にします。
できるようになること
質問に対して、どの資料のどのあたりに書いてあるかまで示せるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.43「「どこに書いてある？」まで分かる答えを作ってみよう」