「どこに書いてある？」まで分かる答えを作ってみよう
今日手元に残るもの
社内から実際に来た質問1件へ、使う版の資料だけで答えた「回答カード.md」(質問・一言の答え・詳しい答え・資料名と場所・更新日・書いていないこと)
時間の目安
最初の完成まで 10〜15分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
社内から実際に来た質問1件へ、使う版の資料だけで答えた「回答カード.md」(質問・一言の答え・詳しい答え・資料名と場所・更新日・書いていないこと)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.42で保存した「正式版台帳.xlsx」を添付し、使う版にした資料だけを答えの材料にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この問い合わせの表から、社内の人が聞いてきそうな質問を1件選んで答えて。ただし台帳で使う版にした資料に書いてあることだけね。答えのあとに、どの資料の何ページか、何て見出しの所に書いてあったかを必ず付けて。資料に無かった部分は、無いってはっきり分けて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
社内から実際に来た質問1件へ、使う版の資料だけで答えた「回答カード.md」(質問・一言の答え・詳しい答え・資料名と場所・更新日・書いていないこと)
まず自分で試す
カードに書かれた資料名とページを頼りに、元の資料を開いてその一文を探す
「書いていないこと」の欄を読み、本当に資料に無いか自分で探して確かめる
一言の答えだけを声に出して読み、それだけで質問者に返せるか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
答えと根拠が出そろったら
これを1枚のカードの形に整えて。上に質問、次に一言の答え、その下に詳しい説明、一番下に資料名と場所と更新日。読んだ人が元の資料をすぐ開けるように。
送った後に試す
カードの一番下の根拠を見て、実際にその資料の該当箇所を開く
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
答えが長い
「一言の答えは40字くらいまでにして、続きは下の詳しい説明に回して」
根拠の場所が大まかすぎる
「見出し名か、その資料の何ページ目かまで書いて。分からないなら書けないって言って」
質問がやさしすぎる
「問い合わせの表から、資料を2か所読まないと答えられない質問に選び直して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
カードの根拠をたどって、元の資料の該当箇所を自分で開けた
一言の答えだけを読んで、質問者にそのまま返せると判断できた
「書いていないこと」の欄に、資料で確認できなかった点が残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
このカードを完成フォルダに「回答カード.md」で保存して。選んだ質問がどの問い合わせの行から来たかと、根拠にした資料名と場所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず今週いちばん多く聞かれた質問1件を、同じカードの形で作ります。答えの下に資料名と場所を書く所までは必ずやります。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
資料をまたぐ質問にも、行ごとに根拠を付けよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このカードの形のまま、「申し込むといくらで、どう進むの?」みたいに資料を3つ見ないと答えられない質問で、もう1枚作ってみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作ったカードの並び(質問・一言の答え・詳しい説明・根拠・更新日)を、そのまま型に使います。
できるようになること
1つの資料では答えきれない質問に、行ごとの根拠を付けて答えられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.44「3つの資料を探し回らず、料金や申込方法が分かる答えを作ろう」