資料によって答えが違う時、気づけるようにしよう
今日手元に残るもの
金額・期限・担当が資料どうしで食い違う3件について、どちらかに決めずに止まる「保留カード.md」(資料ごとの記載を並べた相違点一覧と、確認する部署つき)
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
金額・期限・担当が資料どうしで食い違う3件について、どちらかに決めずに止まる「保留カード.md」(資料ごとの記載を並べた相違点一覧と、確認する部署つき)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.42の「正式版台帳.xlsx」とLv.44の「申込と料金の回答.md」を同じWorkに置き、根拠の書き方をそろえます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この3つと今までの資料、金額と締切と担当が微妙に食い違ってる気がする。合ってる方を選ばないで。どこがどう違うかだけ並べて。資料ごとにこう書いてあるって両方見せて、どっちが正しいかは保留のまま、どこへ確認すれば決まるかを組織の資料に出てくる部署の名前で書いて。答えを1つに丸めないでね。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
金額・期限・担当が資料どうしで食い違う3件について、どちらかに決めずに止まる「保留カード.md」(資料ごとの記載を並べた相違点一覧と、確認する部署つき)
まず自分で試す
相違点一覧の1件を選び、食い違う2つの資料を両方開いて数字を目で比べる
確認先の欄を読み、その部署が組織の資料に実在するか確かめる
保留のまま返す文を声に出して読み、そのまま相手に返せる言い方か試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
食い違いが並んだら
この状態で質問が来たらどう返すか、保留のまま渡せる文も付けて。今は2通りの書き方があるので確認して折り返します、みたいに、相手を待たせすぎない言い方で。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
違いが分かりにくい
「資料ごとの記載を左右に並べて、違う所だけ色を変えて」
いつ決まるのか見えない
「相違点の行ごとに、いつまでに確認するかと、決まるまで何を答えないかを書いて」
保留が多すぎる
「仕事が止まる順に並べて、急いで確認する3件だけ上に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
相違点1件について、2つの資料を開いて数字が違うことを自分の目で確かめた
確認先の部署が、組織の資料に書かれていることを確かめられた
3件とも答えが1つに決められておらず、保留のまま残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この保留カードと相違点一覧を、完成フォルダに「保留カード.md」で保存して。食い違ったままでまだ誰にも確認していないことと、確認先の部署も書いておいて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず社内で二重管理になっている金額か締切を1件だけ、この形で並べて上長に見せます。どちらを正にするかは会議で決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
そもそも資料に無い質問の返し方も決めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
食い違いじゃなくて、そもそもどの資料にも書いてない質問が来たら何て返す?文案を3つ出して。無理に答えを作らない前提で。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った、決めずに人へ渡す書き方を、答えが資料に無い時にも使います。
できるようになること
食い違い以外に、そもそも書いていない質問でも止まれるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.46「書いていないことを、知ったかぶりしない案内を作ろう」