書いていないことを、知ったかぶりしない案内を作ろう
今日手元に残るもの
資料に無い質問・その場の個別判断・例外の申請・外に出せない情報の4種類について、答えを作らず聞き返すことと担当窓口を返す「答えられない時の案内.md」
時間の目安
最初の完成まで 15〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
資料に無い質問・その場の個別判断・例外の申請・外に出せない情報の4種類について、答えを作らず聞き返すことと担当窓口を返す「答えられない時の案内.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.45の「保留カード.md」の止まり方と、Lv.42の「正式版台帳.xlsx」を続けて使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Chatの入力欄を使います。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
資料に載ってないことまでそれっぽく答えられるのが一番こわい。答えない時の言い方を決めたい。この組織の資料とAIのルールを見て、4パターンの返し方を作って。資料に無い時、その場で個別に決める話の時、例外を申請する話の時、外に出しちゃまずい情報の時。どれも答えを作らずに、聞き返すことと、どこへ回すかだけ、組織の資料に出てくる部署の名前で書いて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
資料に無い質問・その場の個別判断・例外の申請・外に出せない情報の4種類について、答えを作らず聞き返すことと担当窓口を返す「答えられない時の案内.md」
まず自分で試す
4つの案内文を、自分が質問者になったつもりで読み、たらい回しに感じないか確かめる
窓口として書かれた部署を、組織の資料の中で1つ探して実在するか見る
外に出せない情報のパターンを実際に会話で試し、その場で止まるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
4パターンの文ができたら
それぞれに、質問した人が次に何をすればいいかを1行足して。外に出せない情報のパターンだけは、聞き返しもせずその場で止まる形にして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
冷たく聞こえる
「断り文句っぽさを減らして、何なら分かるのかを先に書いて」
回す先が資料に無い
「組織の資料に出てこない回し先は、窓口未定と書いて、誰が決めるかだけ先に埋めて」
結局答えてしまう
「案内文の中に見込みや推測を書かないで、聞き返す質問だけにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
4つの案内文を読み分け、それぞれ違う次の一歩が書かれていた
書かれた窓口の部署が、組織の資料に実在することを確かめた
外に出せない情報の質問で、その場で止まる動きを自分で試せた
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
Workで作った物を保存するプロンプト
この4パターンの案内文を、完成フォルダに「答えられない時の案内.md」で保存して。窓口がまだ決まっていないパターンがどれかも書き添えて。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず「値引きできますか」のような、その場では決められない質問1つに、この案内文を当てはめて使います。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
答えられる質問の方を、20問まとめて用意しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
今の案内文を使う前提で、逆に資料だけで答えきれる質問を10個挙げてみて。答えの中身はまだいらない。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今決めた止まり方と窓口を、質問集の中の答えられない質問の行に使います。
できるようになること
答えられる質問と答えられない質問が、同じ一覧の中で分かれて並びます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.47「会社資料から、すぐ答えられる質問集を20個作ろう」