会社資料から、すぐ答えられる質問集を20個作ろう
今日手元に残るもの
質問・一言の答え・詳しい答え・根拠の資料と場所・更新日がそろった「社内FAQ20.xlsx」(答えられない質問は案内文の行として並ぶ)
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
質問・一言の答え・詳しい答え・根拠の資料と場所・更新日がそろった「社内FAQ20.xlsx」(答えられない質問は案内文の行として並ぶ)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.44の「申込と料金の回答.md」の根拠の付け方、Lv.46の「答えられない時の案内.md」、Lv.42の「正式版台帳.xlsx」を同じWorkで使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
よく来る質問を先に20個そろえときたい。この返信文面集と電話メモから、実際に聞かれてる質問を拾って、1問ずつ、一言の答えと、詳しい答えと、根拠の資料と場所と、その資料の更新日を並べて。使う版の資料に書いてない質問は、無理に答えないで案内文の行にして。20問の中に答えられないやつが混ざってていい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
質問・一言の答え・詳しい答え・根拠の資料と場所・更新日がそろった「社内FAQ20.xlsx」(答えられない質問は案内文の行として並ぶ)
まず自分で試す
20問から3問選び、根拠の資料と場所をたどって元の一文を開く
答えられない行を数え、その案内文がLv.46の4パターンのどれか見比べる
自分で1問足して、一言の答えと根拠まで自分の手で埋める
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
20問が並んだら
よく聞かれそうな順に並べ替えて、種類の列も足して。料金、申込、社内手続き、規程、その他くらいでいい。答えられない行が何問あるかも最後に数えて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
質問が作り物っぽい
「電話メモに出てくる言い回しのまま質問にして、きれいな日本語に直しすぎないで」
詳しい答えが長い
「詳しい答えは3行までにして、続きは根拠の資料を開いてもらう形に」
古い資料が根拠になっている
「更新日が一番古い資料を根拠にしている行に印を付けて、上に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
3問について根拠をたどり、元の資料の該当箇所を開けた
答えられない行が案内文になっていて、答えが作られていないと確かめた
自分で足した1問が、保存し直しても一覧に残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この質問集を完成フォルダに「社内FAQ20.xlsx」で保存して。答えられない行が何問あるかと、根拠にした資料の中で更新日が一番古いものも書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署に月5回以上来る質問を3問だけ、この列のまま足します。答えが無い質問は空欄にせず、案内文の行にします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この20問を、同僚がその場で引ける画面に載せよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このFAQ20問を、質問を打ったら該当する答えが出る形にするなら、画面に何の欄が要る?先に一覧で出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今そろえた20問の質問・答え・根拠・更新日を、そのまま画面の中身にします。
できるようになること
一覧を配らなくても、質問を打てば答えと元の資料が出る場所ができます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.48「質問すると、答えと元の資料がすぐ開く会社資料室を作ろう」