同じ記録・空欄・変な数字を見つけてくれる表を作ろう
今日手元に残るもの
二重登録・日付なし・分類なし・極端な数値・状態の矛盾を並べた品質点検表と、自分で直した記録、そのまま人へ渡せる「確認一覧.csv」
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
二重登録・日付なし・分類なし・極端な数値・状態の矛盾を並べた品質点検表と、自分で直した記録、そのまま人へ渡せる「確認一覧.csv」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.58の目標対実績と、2組の30件、変更履歴をまとめて点検にかけます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_12_月次確認票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この数字、たまに変なのが混じるんだよね。同じ記録が2回、日付が空、分類が空、桁がおかしい数値、状態が話に合ってない行、この5つを拾って一覧にして。この月次確認票で会社が見てる項目も観点に足して。断定はしないで「確認してほしい」って書き方で。勝手に直したり消したりは絶対しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
二重登録・日付なし・分類なし・極端な数値・状態の矛盾を並べた品質点検表と、自分で直した記録、そのまま人へ渡せる「確認一覧.csv」
まず自分で試す
二重登録の候補を2件開き、本当に同じ記録か自分の目で見比べる
極端な数値と指摘された行を、元資料まで戻って確かめる
自分で1件直し、点検表と変更履歴の両方が変わるのを見る
書き出したCSVを表計算ソフトで開き、文字化けせず列が分かれているか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
確認一覧が出たら
上から3件、俺が直すからやり方だけ見せて。直したやつは変更履歴に理由付きで残して、点検表の方も「確認済み」に変えて。
直し終わったら
もう一回点検して、直す前と後の件数を並べて。残った分は誰に聞けばいいかの欄を空で付けて、CSVで出して。
送った後に試す
出したCSVを表計算ソフトで開き、残った件数を数える
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
指摘が多くて手が付かない
「金額が大きい順と、二重登録の疑いが強い順に並べ替えて、上から10件だけ見せて」
本当に二重か分からない
「二重の疑いは、どの列が同じでどの列が違うかを並べて見せて」
極端かどうかの線が謎
「極端と判断した線を数字で書いて、その線を俺が動かせるようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
5つの観点それぞれに、確認してほしい行が挙がっているか0件かを確かめた
自分で1件直し、点検表と変更履歴の両方に反映された
書き出したCSVを開き、列が分かれて文字化けせず読めた
Workで作った物を保存するプロンプト
この品質点検表と、直した記録、残った確認事項を「見える化ダッシュボード」へ「確認一覧.csv」で保存して。指摘したのはAIで直したのは人だということと、まだ誰にも確認を頼んでいないことを書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分が扱う表の「二重登録」だけを毎週点検にかけます。指摘された分は自分で見て直し、判断が要る分は担当へ聞いてから直します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
ここまでを1枚の画面にまとめよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
ここまでの数字タブ、履歴、分類、指標、グラフ、比較、目標、点検を、資料室の1画面から全部行けるようにしたい。まず並び順の案だけ出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
点検して直したあとの2組の30件と確認一覧を、きれいな元データとして持ち込みます。
できるようになること
入力から書き出しまでが一つの画面につながり、同僚にも渡せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.60「資料も数字もすぐ確かめられる「仕事の見える化画面」を完成させよう」