新しい問い合わせを見逃さない一覧を作ろう
今日手元に残るもの
受付日時・名前・相談の種類と内容の書き出し・希望日・状態の5列で新しい順に並ぶ担当者用の受付一覧と、行を押すと全項目が読める詳細画面
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
受付日時・名前・相談の種類と内容の書き出し・希望日・状態の5列で新しい順に並ぶ担当者用の受付一覧と、行を押すと全項目が読める詳細画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.85で端末に残した架空の相談5件と、その保存の仕組みをそのまま一覧の元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
受け付けた分が溜まっても、新しいのが埋もれたら意味ない。担当者が開く一覧を作って。受け付けた日時、名前、どんな種類の相談かと相談内容の頭一行、希望日、いまどうなってるか。開かなくても何の話か分かるようにしたい。新しいのが一番上。行を押したら中身が全部読めるように。相談の種類は、この問い合わせのExcelで使ってる言い方に合わせて、勝手に増やさないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
受付日時・名前・相談の種類と内容の書き出し・希望日・状態の5列で新しい順に並ぶ担当者用の受付一覧と、行を押すと全項目が読める詳細画面
まず自分で試す
一覧を上から読み、いちばん新しい受付が一番上にあるか確かめる
行の書き出しだけを上から読み、詳細を開かずに何の相談か見当が付くか試す
1行押して詳細を開き、Lv.85で自分が入力した相談内容と読み比べる
相談の種類の言い方を、元のExcelの問い合わせのシートと見比べる
詳細から一覧へ戻り、開いた行に印が付くか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
5件が一覧に並んだら
このExcelの問い合わせのシートから、まだ入ってない架空の3件を足して8件にして。名前と連絡先は架空のままでいい。8件が新しい順に並ぶか見る。
一覧が長くて見づらかったら
まだ誰も開いてない受付は、行の色を変えて上へ固めて。既に開いた分と見分けが付くようにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
一覧が字ばかり
「状態の列だけ色分けして、ほかの列は同じ見た目にして」
希望日が近いのを見落とす
「希望日が3日以内の行に印を付けて」
詳細から戻れない
「詳細画面の一番上に、一覧へ戻るボタンを固定して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
8件が新しい順に並び、行の書き出しだけで何の相談かを上から読み分けられた
1件の詳細を開き、自分で入力した内容と一致していた
一覧を開いた状態でブラウザを閉じて開き直しても、8件が残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この担当者用の受付一覧と詳細画面を「受付サイト」へ保存して。並び順の決まりと、Excelから足した架空3件がどれかを「一覧メモ.md」に書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
電話メモをホワイトボードへ書いている分を、この5列の一覧へそのまま置き換える想定で、今日の分だけ入力してみます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この一覧から、探している1件をすぐ出せるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この8件から、先週いちばん最初に届いた1件を探すとしたら、いまどうやる?探し方の候補を3つ挙げて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った5列の一覧と詳細画面を、そのまま絞り込みの土台にします。
できるようになること
名前や日付や状態で絞れて、対応の途中経過も残せるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.87「名前や日付から、探している問い合わせをすぐ見つけよう」