変更やキャンセル、同じ問い合わせが来ても慌てないようにしよう
今日手元に残るもの
同じ内容の二重受付・内容の変更・取消し・受けられない相談の4つを架空データで通した受付サイトと、いつ何が起きて誰が決めたかが並ぶ「例外処理記録.md」
時間の目安
最初の完成まで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
同じ内容の二重受付・内容の変更・取消し・受けられない相談の4つを架空データで通した受付サイトと、いつ何が起きて誰が決めたかが並ぶ「例外処理記録.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.87で保存した状態管理・絞り込み付きの受付一覧と、そこに並ぶ架空8件をそのまま使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_02_予定変更確認票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
現場だと、送れたか不安でもう一回送る人が絶対いる。あと「やっぱり日にち変えたい」「もういいです」も来る。この予定変更の紙を参考に、二重で来た時、内容を変えたい時、取り消したい時、うちでは受けられない相談が来た時の4つを、架空データで一回ずつやってみたい。勝手に消したり一つにまとめたりしないで、まず何が起きるか見せて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
同じ内容の二重受付・内容の変更・取消し・受けられない相談の4つを架空データで通した受付サイトと、いつ何が起きて誰が決めたかが並ぶ「例外処理記録.md」
まず自分で試す
同じ名前と同じ相談内容でもう一度受け付け、二重の印が出るか見る
受け付け済みの1件の希望日を変え、変更前と変更後の両方が記録に残るか確かめる
1件を取り消し、一覧から消えずに取消し済みとして残ることを見る
受けられない相談を1件入れ、断り文が自動で出ていないことを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
4つの動きを一通り見たら
二重のやつは消さないで、「同じ内容かも」の印を付けて2件並べて。どっちを残すかは担当者が選ぶ形にして。取消しも、行ごと消さずに取消し済みで残して。
受けられない相談の扱いを決める時
うちで受けられない相談に、AIが勝手に断り文を作って返さないで。担当者へ回す印だけ付けて、何を確認してほしいかを一行添えて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
二重かどうか怪しい
「同じ内容とみなす条件を、名前と連絡先と相談内容の3つで決めて画面に書いて」
変更前が分からない
「変えた欄だけ、前の値と後の値を並べて残して」
取消しが取り返せない
「取消しから元へ戻す操作も付けて、戻した記録も残して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
同じ内容を2回受け付け、2件が並んで「同じ内容かも」の印が付いた
希望日を変えた1件で、変更前と変更後の両方を記録から読めた
取り消した1件が取消し済みとして一覧に残り、元へ戻せた
受けられない相談が担当者へ回る印だけになり、断り文は出ていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
この例外対応を足した受付サイトと、二重・変更・取消し・受けられない相談の4つで何が起きたかを「例外処理記録.md」へまとめて「受付サイト」へ保存して。同じ内容とみなす条件と、担当者が決める場面も書いておいて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
同じ人から二度電話が来た時にどちらを残すかだけを先に決めて、いまの電話メモの運用で一週間試します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
お客様の情報を、渡せて消せる形に整えよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
いま溜まってる架空の受付、全部書き出すとしたらどんな形になる?控えを取ってから消す手順も一緒に並べて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った例外処理記録と、取消し済みも残る一覧をそのまま点検の対象にします。
できるようになること
書き出す、1件消す、全部初期化する、控えを取るまでが確かめられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.89「お客様の情報を、必要な時に渡せて消せるようにしよう」